Digital rekruttering og onboarding i Storebrand

Digitaliseringen av rekrutteringsprosessen startet med en enkel form som har blitt bygget ut underveis. Nå inneholder den blant annet fire videoer, hilsener fra ledelsen og liste med folk du som nyansatt bør treffe og er tilpasset den enkelte. Live Leer som er HR-sjef for lederutvikling i Storebrand har vært med i dette - prosjektet.

Kan du si litt om hvordan en digital rekrutteringsprosess foregår?

- På nettsiden vår kan kandidaten registrere seg og godtar at vi kan oppbevare deres personlige informasjon. Via kandidathjemmesiden kan de søke på stillinger og motta all informasjon fra oss om rekrutteringsprosessen. Når søknadene kommer inn, ser lederen og HR Partner som skal ansette igjennom søknader og kontakter aktuelle kandidater til intervju. De som kommer igjennom nåløyet og får stillingen, får tilbudet digitalt. Og når kontrakten er klar, signeres denne digitalt i kandidatkontoen med logg inn på siden med PC eller mobil. Hensikten med prosjektet er at rekrutteringsprosessen skal gå enklere og raskere.

- I tillegg er en digital rekrutteringsprosess trygg med tanke på personvern, ingen papirer eller e-poster som sendes rundt, og all personlig informasjon oppbevares på en trygg måte. Dette er viktig for begge parter, prosessen går raskt, og det er en stor fordel å slippe å sende personlig info på e-post.

- Vi har skjønt at det ikke er så vanlig å tilby dette digitalt hele veien, og det er heller ikke så vanlig at kandidaten kan signere kontrakt på mobil.

- En annen fordel er at kandidaten slipper å møte personlig for å signere en kontrakt slik som vi hadde det tidligere. For de som er i annen jobb og synes det er vanskelig å gå i eksterne møter før oppsigelsen er levert, er løsningen enkel og tidsbesparende. Vi håper at dette sikrer oss de beste kandidatene og at vi får de raskt og smidig inn i virksomheten, sier Live Leer.

Hvilket ansvar har ledere i rekrutteringsprosessen og onboarding?

- Mye av ansvaret i rekrutteringsprosessen ligger naturlig nok hos ledere, og digitaliseringen gjør at de kan utføre større deler av prosessen selv. HR foretar forberedende samtaler med rekrutterende leder rundt behov og forventninger og bistår videre i prosessen som støttespiller.

- Nå kontrakten er signert digitalt, starter onboardingprosessen. I ukene som kommer holder vi den nyansatte varm med ulike oppgaver av forskjellig art via den digitale løsningen, og de blir oppfordret til å følge Storebrand i sosiale medier. De kan også legge inn informasjon som personnummer og bankkontonummer. Dette er jo informasjon som ikke skal sendes på e-post, men samtidig er det fint at alt dette er på plass i god tid før de begynner.

- Det er også laget fire korte videoer som dekker forskjellige ansattgoder og lignende som er greit for en nyansatt å kjenne til. Leder tar gjerne en telefon i løpet av denne perioden og følger opp om det er spørsmål. Fra første dag som ansatt vises en oversikt over nyttige kontaktpersoner (HR, IT med flere) og lenker til andre systemer som f.eks IT support, og de får direkte lenk til opplæringen "ny i Storebrand" og en hilsen fra toppledelsen i den digitale løsningen. Leder har i forkant lagt inn navn på de nyansatte de skal møte første uken, og de kan se bilde av vedkommende og tittel.I tillegg tar selvfølgelig leder i mot vedkommende personlig, sier Leer.

Hvordan bruker dere video for å gjøre prosessen mer spennende?

- Video brukes for å tilrettelegge informasjon, disse forteller om ansattgoder som pensjon, forsikringer helse/velvære, trening osv. Vi hadde i utgangspunktet fire forskjellige ark med informasjon, og nå har vi laget fire korte filmer som dekker den samme informasjonen. Mange foretrekker å se korte videoer i stedet for å lese informasjonsark, og det har vi tatt konsekvensen av. Vi benytter enkle videoverktøy og setter sammen bilder og små filmer med tekst. Dette gjør skriftlig materiale lettere å ta inn og videoene er så korte som 1 – 1,5 min, sier Leer.

Evaluerer dere underveis?

- Ja, vi startet jo litt forsiktig og så har vi lagt til underveis etter behov. Vi har blant annet bygget ut med videoer som vi også bruker til internopplæring. Fremover ser vi hva som etterspørres og bygger ut etter dette, behovene kommer gjerne når flere benytter portalen til onboarding. Vi må av og til minne på litt underveis at dette er et verktøy som kan være lurt å bruke.

- Tilbakemelding fra brukerne har vært «oiii nå ble jeg imponert» - mange har kommet med positiv feedback. At vi ligger langt fremme med digitalisering er noe mange identifiserer seg med og dette er også en viktig del av Storebrands strategi.

- Samtidig har det også blitt litt slik at vi forventer at alt er digitalt nå. Så vi prøver å passe på og sørge for at arbeidshverdagen er like godt tilrettelagt digitalt – akkurat som privatlivet. Er vi kontakt med Skattevesenet, banken eller skal kjøpe leilighet, så foregår jo det aller meste digitalt her også, sier Leer.

Hva har dere lært av dette, har det gått smertefritt?

- Vi jobber fremdeles med at alle medarbeidere skal gjøre flere ting selv, men dette er også mye opp til oss i HR som må venne oss til å ansvarliggjøre og ikke gjøre ting for andre. Vi må hjelpe andre ved å forklare hvordan de skal gjøre ting - ikke gjøre det for dem, da lærer ikke organisasjonen. HR kan fremdeles frigjøre mer tid til å bruke på mennesker og organisasjon, og vi kan bruke mindre tid på «papirarbeid» eller å gjøre ting digitalt for andre. For oss er det viktig å jobbe strategisk og gjøre lederne og våre medarbeidere trygge på hvordan de skal rekruttere og ta i mot nyansatte. HR sin jobb blir å legge til rette fra kulissene for at relasjonen mellom ledere og medarbeidere blir den beste, avslutter Live Leer.