Workplace Oppslag

Dato: 4. januar 2017

Skrevet av: Paal Leveraas

Workplace by Facebook: En utfordring for personvernet

Norske virksomheter omfavner i stor grad Facebooks nye intranettløsning Workplace. Datatilsynet mener at de samtidig beveger seg inn i en uklar personvernsone.

Arbeidsgivers håndtering av personopplysningerI april 2016 måtte de ansatte i Elkjøp få hjelp fra en selger når de trengte tilgang til informasjon fra intranettet. I mai fikk alle ansatte tilgang via mobiltelefonene sine. Det gamle intranettet er nå i ferd med å førtidspensjoneres til fordel for Workplace by Facebook.

Elkjøp er en av svært mange norske virksomheter som har omfavnet Facebooks intranett-utfordrer Workplace (tidligere kjent som Facebook at Work).

Internkommunikasjonssjef og prosjektleder Line Lauvsnes Oddekalv beskriver det som "vår månelanding".

– Overgangen fra det gamle intranettet til Facebook ga umiddelbare effekter, forteller hun. – Vi har fått en ny og bedre jobbhverdag. Jeg har ennå ikke tall som viser hvor fornøyd folk er med den nye løsningen, men basert på tilbakemeldingene jeg får er dette en stor suksess.

Elkjøp var blant den utvalgte kretsen av virksomheter som ble invitert til å delta i testutrullingen av Facebooks nye løsning før produktet ble tilgjengelig i det åpne markedet.

– Vi har mange unge og teknologisk interesserte ansatte, men arbeidsverktøyene våre var – og det er vel ingen unik historie for oss – mer av den gammeldagse typen, forteller Line Oddekalv. – For å logge deg på intranettet måtte du ha en PC, og det var kun tilgang fra salgspersonenes maskiner. Det var ingen mulighet til å logge seg på når du ikke var på jobb. Med Workplace fikk vi plutselig et system som er det samme som ansatte bruker på fritiden. Det er overlegent hva gjelder brukervennlighet, og opplæringsbehovet var minimalt, i og med at de fleste kjente til hvordan Facebook fungerer fra før.

Elkjøp har integrert intranettløsningen fra Facebook mot sine egne HR-systemer, slik at tilgangsrettigheter synkroniseres mot brukeroversikten på Facebook-plattformen.

Det dukker naturlig opp en del spørsmål knyttet til problemstillinger som er blitt reist rundt Facebook tidligere: hva med personvern? Hva med eierskapet til dataene?

– Elkjøp eier dataene og Facebook har ikke innsyn i det som skrives på vårt intranett, svarer hun. – Vi har hatt en grundig juridisk prosess rundt dette med våre egne advokater, og føler oss på trygg grunn.

– Vet du hvor serverne er?

– Ja, og jeg føler meg trygg på at norske lover og regler er godt ivaretatt.

Datatilsynet er skeptiske

Datatilsynet er ikke like trygge, og det kan være forskjell på vilkårene de første inviterte virksomhetene som Elkjøp, DNB og Telenor fikk, og standardvilkårene som i dag presenteres for nye potensielle kunder på Facebooks bestillingsside. I en epost til oss minner juridisk rådgiver Tor Asbjørn Tingulstad Hem om at arbeidsgiver er juridisk ansvarlig for at personopplysninger om egne ansatte blir lovlig behandlet, og det kreves at det settes klare rammer for leverandøren i avtalen.

"Norske virksomheter som vil bruke Workplace by Facebook må inngå skriftlig avtale med Facebook som setter klare rammer for Facebooks oppdrag som leverandør når det gjelder Facebooks behandling og sikring av personopplysninger. Klare rammer for leverandøren er et krav etter personopplysningsloven", skriver han, og maner til årvåkenhet:

"Workplace er allerede blitt tatt i bruk som et internt kommunikasjonsverktøy i norske virksomheter. Facebook er et selskap som er kjent for omfattende analyse av atferden og interessene til sine brukere til bruk for kommersielle formål. Selskapets inntog på norske arbeidsplasser krever derfor årvåkenhet med tanke på mulige konsekvenser for personvernet."

Uklare standardvilkår

Hem påpeker også at Workplace leveres med ulike sett standardvilkår som er utarbeidet av Facebook. I tillegg tilbyr Facebook en skriftlig kontrakt som enten underskrives eller godtas online av organisasjonen som vil bruke tjenesten. Disse vilkårene er uklare og ubalanserte, mener Hem.

"Datatilsynet mener avtalevilkårene som gjelder for Workplace er uklare og til dels ubalanserte. Datatilsynet er ikke trygge på at vilkårene gir norske virksomheter tilfredsstillende kontroll på hvordan egne data, fortrinnsvis personopplysninger, håndteres av Facebook."

Hovedutfordringen er i følge Datatilsynet at standardvilkårene gjør det vanskelig å forstå hva som skjer med brukerdata som legges inn i Workplace. I tillegg er det et problem at Facebook forbeholder seg retten til å endre standardvilkårene for personvern til enhver tid.

"Fristen for å akseptere endringen eller si opp avtalen er kun 14 dager. Dette er en så kort frist at det vil være urealistisk å finne et godt alternativ til Workplace dersom arbeidsgiver ikke ønsker å godta de endrede vilkårene", skriver Hem til HR Norge.

Han sier at norske virksomheter må inngå klarere avtaler, og at flere av vilkårene må endres eller fjernes.

Ønsker du å vite mer hvordan du som arbeidsgiver håndterer de nye reglene for personvern har vi kurset Arbeidsgivers håndtering av personopplysninger som går i Bergen 21. - 22. november.

Relaterte saker

Kognitive Systemer2

HR teknologi

Kognitiv databehandling - hvordan kan denne endre HR og medarbeideropplevelsen?

Dagens virksomheter står i økende grad overfor komplekse utfordringer med tanke på arbeidsstyrken. Faktorer som medarbeideropplevelse, virtualisering av arbeidsplassen, økende etterspørsel av nye kompetanser samt en kontinuerlig strøm av ny teknologi og tilhørende data bidrar i stor grad til den kompleksiteten.

Barry Flack Hvit 1850 Ny

Barry Flack: — Slutt å snakk om fremtidens arbeidsliv. Det er her nå

- Vi små slutte å snakke om «arbeidslivet i fremtiden», sier Barry Flack, en av verdens mest innflytelsesrike personer innen HR-teknologi. - Vi må slutte å snakke om fremtiden. Fremtiden er her nå.

Hold deg oppdatert på det siste innen HR. 
Meld deg på nyhetsbrevet vårt i dag!