HR trender: «Design tenkning» - en ny misjon for HR?

Hvordan bidrar design tenkning med verdi? Med bakgrunn i årets Global Human Capital Trends 2016 fra Bersin by Deloitte og funnene herfra, er det spørsmål som denne artikkel forsøker å gi svar på.

Mer enn 8 milliarder ganger – ja så mange ganger sjekkes mobilen samlet sett i hele verden… hver dag! Likevel og på tross av alle de mange nye mulighetene som teknologien bringer, er det forholdsvis begrenset hvor mye produktiviteten stiger. I stedet overveldes mange ledere og medarbeider av den stadig stigende digitaliseringen, de mange nye applikasjoner og en konstant informasjonsflom.

Kompleksitet hemmer produktiviteten

Ennova og HR Norges GeLX undersøkelse 2016 viser at lederne ikke har tid til ledelse. Daglig hører vi historier fra medarbeidere og ledere om at alt for mye av tiden deres går med til å rapportere og dokumentere i komplekse systemer og prosesser, delta i møter, besvare mail og telefoner.

2 av 3 bedrifter mener at kompleksitet er en hindring for forretningsmessig suksess og en barrière for produktivitetsvekst.

Bare det å få oversikt over mailboksen - over hva som er viktig og ikke viktig, er i seg selv en tidkrevende aktivitet. Alt dette er aktiviteter som stjeler noe av gleden fra jobben, og hemmer produktiviteten.

79 % av de spurte toppledere i Human Capital Trends rapporten har scoret «design thinking», som viktig eller meget viktig for forretningsmessig suksess

Selv om HR alene ikke kan stå til ansvar for den kompleksitet mange ledere og medarbeidere opplever når de er på jobb, kan vi nok ikke komme helt unna vår del av ansvaret – selv om vi har handlet med de beste intensjoner. I iveren etter å bli strategiske partnere og levere HR resultater med forretningsmessig verdi, har mange implementert komplekse og tidkrevende systemer og prosesser. Systemer som gir oss veldig mye informasjon, langt mer enn vi trenger, og som er krevende for både medarbeidere og mellomledere å forholde seg til. Design tenkningen kan hjelpe oss med å reparere skaden.

Fra «prosessutvikler» til «opplevelsesarkitekt»

De tradisjonelle løsninger som er typisk at HR avdelingen leverer er programmer, systemer og prosesser, som tiltrekker, trener, utdanner og følger opp medarbeidere og ledere. Vi kan vurdere prestasjoner, sikre overholdelse av regelverk og retningslinjer eller dokumenterer arbeidspraksis. De fleste av disse er bygget opp i formater som prosesser, formel trening, og klasseromsbegivenheter. Selv om disse strategier isolert sett ofte fungerer bra, blir de i stigende grad utfordret av medarbeideres og lederes travle hverdager med strømmer av mail, beskjeder, møter og andre arbeidsdistraksjoner – i tillegg bidrar de kanskje til å gjøre det enda mer hektisk.

Design tenkning bringer HR i en ny rolle. Med design tenkningen flytter HR fokus over på nye løsninger og mål. De må designe produktive og meningsfulle jobbopplevelser for medarbeiderne gjennom løsninger som er enkle, og som gir glede hos den enkelte.

Fokus på mennesket og opplevelsen, ikke prosessen!

Denne flyttingen av fokus transformerer HR fra å være en «prosessutvikler» til å bli en «opplevelsessarkitekt». Dette gir HR mandat til å «gjenoppfinne» et hvert aspekt av jobben - det psykiske arbeidsmiljø, hvordan mennesker møtes og interagerer, hvordan leder fordeler tiden deres, og hvordan bedrifter velger ut, trener, engasjerer og evaluerer mennesker. Kjernen i å jobbe som designer er å studere mennesker når de jobber og utvikle «personas» og «profiler» til å forstå medarbeidernes demografi, arbeidsmiljø og utfordringer. Ved å bruke design tenkning på jobbopplevelsen tvinger det HR til å finne svar på følgende:

• Hvordan ser en bra jobbopplevelse ut for en medarbeider fra start til slutt?
• Hvordan kan vi i bedriften fasiliterere samhandling og læring i alt hva vi gjør?
• Hvordan kan vi dra fordel av «location-awareness» på mobile enheter til å gjøre mennesker mer produktive?
• Hvordan kan vi gi medarbeidere få «lette å forstå» valg, slik de kan treffe raskere beslutninger?

Suksessfull design tenkning integrerer en forståelse av menneskelig adferd…..

• Hva motiverer mennesker?
• Hvordan ser de seg selv?
• Hva verdsetter de?
• Hvordan de gir uttrykk for disse verdiene i adferden de viser på jobben.

Eksempler på design tenkning

I Global Human Capital Trend rapporten nevnes flere eksempler på virksomheter som jobber med design tenkning og hvordan de gjør det. En av de som nevnes er GE. GE har gjort «simplification» til kjernen i en ny forretningsstrategi. Dette kommer blant annet til uttrykk gjennom en forenklet modell for prestasjonsstyring- og ledelse, apps til mobilen til målstyring og samhandling samt nye arbeidsprinsipper. GE anvender nå design tenkning og agile metoder på alt fra produktutvikling til å lære lederne med å hjelpe medarbeiderne deres til å gjøre mindre og fokuserer mer.

Design tenkning eller mangelen på samme kan ha en stor innflytelse på hvordan bedriften blir oppfattet. I forbindelse med rekrutteringsprosessen har den amerikanske organisasjon The Talent Board dokumentert at mere enn halvparten av kandidatene som opplevde jobbsøknad prosessen som komplisert, utviklet et negativ inntrykk av bedriftens produkter og tjenester. I denne sammenhengen handler det for HR om å designe kandidatopplevelsen slik at den tiltrekker «high-performance» kandidater og gjør det enkelt å finne den riktige jobben samt å søke raskt.

Hvor kan HR starte?

Data fra Bersin rapporten viser at jo større viktighet og vekt en organisasjon tillegger design tenkning, jo mer klar er organisasjonen til å ta «mind-settet» inn, dess raskere gror bedriften.

HR kan starte med å jobbe med design tenkningen ved å:

1. Trene HR avdelingen i design tenkning
2. Lær av design tenkning i kundeservice
3. Utvikle og gjennomføre prototyper, piloter, tester og læring

HR må bevege seg bort fra «prosess design» til design der fokuset er rundt medarbeideren. Dette betyr å studere hva medarbeiderne gjør - besøke dem der de jobber og observere adferden deres. Med bakgrunn i denne kunnskapen kan HR designe løsninger, programmer og systemer som øker produktiviteten, «booster» engasjement og øker medarbeidertilfredsheten. Parallelt må det tilbys hyppig trening og andre HR tjenester.

Mange bedrifter benytter design tenkning til å utvikle kundeserviceprogrammene sine. For å oppnå forståelse for tenkningen bør HR avdelingen besøke større forretninger, restauranter, hoteller og lignende, som har et bra renommé innen kundeservice. Ved å observere og utfordre gode kundeopplevelser utenfor bedriften, kan HR innhente inspirasjon som kan brukes i den interne HR design tenkning.

Nye løsninger bør prototypes og heretter testes som pilot i en mindre gruppe medarbeidere og ledere. Ved å vurdere tilbakemeldingene fra denne gruppen - hva gruppen liker og hva den ikke liker, kan HR forbedre medarbeiderens opplevelse av jobbaktiviteten.

På samme måte som suksessfulle bedrifter kontinuerlig spør hvordan de kan forbedre kundeopplevelsen i forhold til konkurrentene, kan HR benytte samme metode til å forbedre medarbeidernes jobbopplevelse. Selv om design tenkning kan bety vesentlige endringer på arbeidsplassen, i systemer, prosesser og andre forretningselementer, er fokus alltid på menneskene.

Flere HR trender?….

Design tenkning er bare en av de mange nye trender vi ser innen for HR i disse år. HR Norge følger hele tiden med på utviklingen i trender både gjennom egne undersøkelser, samarbeidspartnere og overvåkning av internasjonale undersøkelser. Dette gir oss en unik mulighet for hele tiden å kunne formidle den ferskeste HR kunnskapen videre til medlemmene våre gjennom artikler, som denne, foredrag internt i virksomhetene og på konferanser.