Lagring og sletting av advarsel og ordensstraff

På Arbeidsrettskonferansen 2021 som går digitalt 15. april kommer Thomas Braut Svendsen, advokat og partner i SBDL med foredraget "Lagring og sletting av advarsel og ordensstraff". Der vil han redegjøre for hvilke regler som gjelder for lagring og sletting etter personvernforordningen (GDPR). Hvilke regler som gjelder for arkivering og bevaring for offentlige virksomheter etter arkivloven og hvordan reglene om sletteplikt i GDPR er praktisert så langt i Norge. Samtidig gir han et kritisk blikk på Personvernnemndas praksis

- Hva regnes som uakseptabel adferd fra arbeidstaker?

- Uakseptabel adferd fra arbeidstaker er ikke et rettslig begrep som man finner i arbeidsmiljølovgivningen. Når jeg likevel har brukt begrepet, så er dette ment å omfatte ulik form for adferd fra arbeidstaker som utgjør brudd på regler som gjelder for en arbeidstaker i et ansettelsesforhold. Slike regler kan ha ulik rettslig forankring. Normalt vil reglene følge av lov, forskrift, avtale, eller av generelle eller individuelle bestemmelser gitt av arbeidsgiver i kraft av arbeidsgivers styringsrett. Brudd på allment aksepterte normer for adferd som har tilstrekkelig tilknytning til ansettelsesforholdet vil også kunne omfattes. Ved brudd vil arbeidsgiver kunne ha behov for å reagere, i de alvorligste tilfellene ved å avvikle ansettelsesforholdet gjennom oppsigelse eller avskjed. I andre tilfeller vil det ikke være aktuelt å avvikle ansettelsesforholdet. Arbeidsgiver vil likevel ha behov for å reagere, ikke minst for å sørge for at tilsvarende forhold ikke gjentar seg. I slike tilfeller kan andre reaksjoner være aktuelt, sier Svendsen.

- Hva innebærer det å få advarsel eller ordensstraff?

- En advarsel kan sies å være en form for reaksjon for historiske forhold ved at arbeidsgiver gir arbeidstaker kritikk for uakseptabel adferd. En advarsel er imidlertid ikke bare tilbakeskuende, men vel så mye fremoverskuende. Dette skyldes at en advarsel normalt også avklarer hvilke forventninger en arbeidsgiver har til arbeidstaker i tiden fremover og hvilke arbeidsrettslige konsekvenser det kan ha for arbeidstaker dersom tilsvarende forhold gjentas. Arbeidsgivers adgang til å gi en arbeidstaker en advarsel er ikke lovregulert, men følger av arbeidsgivers styringsrett. Som følge av dette må advarselen også ligge innenfor styringsrettens grenser.

- Ordensstraff er en reaksjonsform som i praksis er forbeholdt offentlig sektor, og som er forutsatt i forvaltningsloven for offentlige tjenestemenn. I staten er ordensstraff lovregulert i statsansatteloven § 25, som fastsetter at ordensstraff enten kan medføre ansiennitetstap eller omplassering til annen stilling. I kommunal sektor er ordensstraff ikke lovregulert. Som følge av dette må innholdet i reaksjonen ligge innenfor arbeidsgivers styringsrett, og i praksis utgjør ordensstraff en form for streng advarsel (tjenestepåtale), sier Svendsen.

- Hvilken dokumentasjon har arbeidsgiver anledning til å lagre i forbindelse med uakseptabel adferd?

- Dette er en personvernrettslig problemstilling som jeg vil komme nærmere inn på under foredraget. Arbeidsgiver har i utgangspunktet lov til å lagre all dokumentasjon som er nødvendig for å sikre en forsvarlig personalforvaltning, men det må som utgangspunkt gjøres en avveining opp mot hvilke negative konsekvenser lagringen får for arbeidstaker. Dokumentasjon knyttet til påstander uakseptabel adferd og arbeidsgivers undersøkelse, konklusjon, reaksjon og eventuell etterfølgende oppfølging vil som utgangspunkt kunne lagres til dette formålet, for bevissikring og eventuell bevisføring i retten, sier Svendsen.

- Er det forskjell på private og offentlige virksomheter?

- Ja. I utgangspunktet, og som den store hovedregelen, gjelder de samme reglene for behandling av personopplysninger i privat og offentlig sektor. I offentlig sektor er det imidlertid også særlovgivning, herunder arkivloven og statsansatteloven. Betydningen av dette kommer jeg nærmere inn på i foredraget, sier Svendsen.

- Hvordan er reglene om sletteplikt i GDPR praktisert i Norge?

- Det finnes noen avgjørelser fra Personvernnemnda som stiller strenge krav til sletting – kanskje for strenge. Dette vil jeg komme nærmere inn på i foredraget, avslutter Thomas Braut Svendsen.

Les mer om konferansen og se program og påmelding her.