Onboarding i en hybrid hverdag

Når vi har tatt steget inn i andre halvår av 2021 er antydningene stadig klarer på at kontoret igjen er et sted vi kan frekventere gjennom arbeidsuken, men også her ser vi endringer. Hybridkontor har fått en fast plass i vokabularet, og mange har gjort seg opp en del tanker om hvordan man skal håndtere medarbeidere som jobber litt på kontor, litt hjemme, og litt fra helt andre steder. Vi vet at det fungerer, og det er vanskelig å putte ånden tilbake i flasken igjen. Og det er heller ikke ønskelig. Men hva betyr det for måten vi onboarder nye medarbeidere på?

Hva gjorde hjemmekontoret med oss?

På Onboardingkonferansen 21. oktober kan du høre Jeppe Hansgaard, leder i selskapet Innovisor og ekspert på organisasjonsnettverksanalyser sitt foredrag How connectivity can accelerate your onboarding and reboarding dramatically – if you do it RIGHT. Han ser i sine undersøkelser at på hjemmekontoret kan onboarding ta opptil dobbelt så lang tid. I tillegg ser han, i likhet med flere rapporter og undersøkelser at vi gjennom pandemien har blitt dårligere på å kommunisere like bredt som vi gjorde før. Samarbeid i organisasjonen faktisk krympet så mye som 30%. Nå snakker vi hovedsakelig med vårt eget team, eller de nærmeste medarbeiderne knyttet til prosjektene vi er en del av. Dette var naturlig også før hjemmekontoret i større grad ble en del av arbeidslivet vårt, men nå har det større påvirkning på produktiviteten og effektiviteten i virksomheten. En stor utfordring er at de som lider under dette ofte er nøkkelpersoner i nettverkene. Dermed får vi ikke bare mindre nettverk, men nettverk som ikke kommuniserer med hverandre.

Dette er et område vi må ta hensyn til når det kommer til onboarding. Med tanke på at vi allerede har en vei å gå med å hjelpe nyansatte å skape det nettverket de trenger, og den mestringsfølelsen som er viktig for virkelig å oppleve at man leverer og er med å dra lasset sammen med resten av kollegene.

Innskrenkede nettverk

At vi under pandemien har innskrenket nettverket vårt kan ha betydning for hvordan vi ønsker nye velkommen til virksomheten. De vil se på hva etablerte medarbeidere gjør, og lett ta innover seg de samme handlingsmønstrene. Mens etablerte ansatte tross alt har tilgang på et større nettverk, som med litt fokus kan holdes vedlike, eller vekkes til live, om nødvendig, er ikke dette tilfelle for nyansatte. Dermed kan det oppstå utfordringer når de sitter med oppgaver som må løses, men kun har utviklet et begrenset nettverk. Basert på Hansgaards tall står de jo i fare for å bli en del av et nettverk som er 30% mindre enn det kunne ha vært, og mindre koblet til andre nettverk. Dette gjør det enda viktigere å ha en tydelig plan under onboardingen for introduksjon til interessenter, både innenfor og utenfor team og avdeling, og innenfor og utenfor organisasjonen.

Hvor lang tid tar onboarding nå?

Jeppe Hansgaard viser til at det kan se ut til at hybrid onboarding kan ta opptil dobbelt så lang tid som vi er vant til. Hvis vi tenker oss at tidsperspektivet kan ligge fra seks måneder ved en mindre kompleks stilling, til opptil atten måneder for komplekse roller, kan vi faktisk snakke om opptil tre år med onboarding. Med mindre klarhet i hvilke aktiviteter som bringer nye medarbeidere nærmere hundre prosent leveranse, snakker vi dermed om en stor kostnad for virksomhetene. Derfor er vi helt nødt til å ha et bevisst forhold til hvilke områder som må prioriteres ved onboarding, klare rutiner for å måle om vi får det til, og tiltak på plass for å få onboardingprosessen på skinner om det ikke går som det skal.

Noen grep du kan gjøre

• Sørge for at onboardingprosessen er et samarbeid med forankring mellom HR, ledelse og linjeledelsen.
• Sett aktuelle måleparametere (rundt produktivitet, sosialisering, verdiforståelse – det som gir mening i din virksomhet) og gjør analyser av onboarding, i ulike varianter, for å lære hva som fungerer, hvorfor det fungerer, og hvordan du må gjøre for å skape vellykkede onboardingprosesser fremover.
• Vær bevisst at det vil være forskjeller i hvor langt nye medarbeidere er i onboardingløpet, avhengig av i hvor stor grad de jobber hybrid.
• Bruk ONA (organisasjonsnettverksanalyser) som et verktøy for å kartlegge hvordan organisasjonen kommuniserer, og identifiser om det er koblinger du bør sette i stand for å hjelpe nyansatte å nå sine mål.
• Lær hva som er enkle «quick wins» for medarbeidere i ulike situasjoner, slik at du lettere kan bygge selvtilliten hos nyansatte, uavhengig om de er til stede fysisk, på nett, eller begge deler.
• Tren på å bli en god hybrid arbeidsplass, slik at alle er i stand til å møte hverandre, om det er på nett eller ansikt-til-ansikt – og tenk jobb, sosialt og kultur som en helhet i det.

Onboarding var ikke plankekjøring før heller

Onboarding har ikke vært knirkefritt før heller. I 2020 stod forsker og ekspert på onboarding, Talya Bauer på scenen hos HR Norge, digitalt denne gangen, i motsetning til fysisk i 2019. Hun er kjent for de 6 Cene i onboarding, som vi også har brukt i HR Norges egen onboardingundersøkelse.

Talya Bauers 6 Cer:

• Compliance: Hvordan virksomheten tilrettelegger for at den nyansatte skal tilegne seg de nødvendige grunnleggende og organisatoriske kunnskapene om regler og rutiner.
• Clarity: Hvordan virksomheten tilrettelegger for at den nyansatte skal få en klar forventning til og forståelse av arbeidsoppgavene.
• Culture: Hvordan virksomheten bidrar til at den nyansatte kommer raskt inn i organisasjonskulturen.
• Connection: Hvordan virksomheten tilrettelegger for at den nyansatte får etablere de nødvendige forbindelser og nettverk innad i virksomheten.
• Confidence: Hvordan virksomheten bidrar til å bygge opp oden nyansattes mestringsfølelse, slik at de får en god start og noen tidlige seiere i jobben.
• Checkback: Hvordan virksomheten løpende sjekker ut hvordan onboardingen går for den nyansatte og samtidig tilbakemelding på om de ulike tiltak følges og virker.

Les mer om Talya Bauers 6 Cer i artikkelen : Onboarding etter 6 C’er – smart start i ny jobb

Resultatene fra HR Norges Onboardingrapport 2021 viser at mens vi i stor grad mestrer de mer grunnleggende sidene ved onboarding, som vi finner i Bauers «Compliance», henger vi etter på blant annet Cene «Connection» og «Confidence». Vi er med andre ord kun midt på treet når det kommer til å hjelpe våre mye medarbeidere å bygge gode nettverk, og til å hjelpe dem med å skape mestringsfølelse. Begge deler er viktige brikker på veien til å kunne levere hundre prosent på jobb.

Sett av 21. oktober, og meld deg på Onboardingkonferansen 2021. I tillegg til Jeppe Hansgaard får du spennende caseforedrag fra kahoot!, Politiet, BKK og Skanska. Vi ser på hva tiden på hjemmekontoret har gjort med oss, og vi tar et blikk på hvordan vi best kan tilnærme oss lederonboarding på ulike nivåer i virksomheten.