Arbeidsgivers aktivitetsplikt av varsler fra ansatte

Birthe Maria Eriksen er advokat og partner i ADI Advokater AS. Hun kommer til HR-konferansen for offentlig sektor i januar med foredraget "Arbeidsgivers aktivitetsplikt ved mottak av varsler fra ansatte". Der skal hun, på bakgrunn av den erfaringen man nå begynner å få med bestemmelsen, belyse en del spørsmål.

- Hva innebærer arbeidsgiver aktivitetsplikt ved mottak av varsler fra ansatte?

- I 2019 fikk vi en lovfesting av hvilke plikter som utløses for arbeidsgiver når det mottas et varsel om mulige kritikkverdige forhold. Tidligere var dette temmelig uklart.

- Aktivitetsplikten som utløses på arbeidsgivers hånd ved mottak av et varsel, er nå regulert i to spor: 1) En plikt til å sørge for en tilstrekkelig undersøkelse av innholdet i varselet, og 2) en plikt til å risikovurdere varslerens situasjon og implementere eventuelle tiltak for å sørge for at vedkommende sikres et forsvarlig arbeidsmiljø hvor risikoen for gjengjeldelse som følge av varslingen, forebygges, sier Birthe Maria Eriksen.

- Hvordan kan man sikre at varsler blir ivaretatt og sikres et forsvarlig arbeidsmiljø?

- Det er her viktig at det foretas en dokumentert risikovurdering i dialog med arbeidstaker som har varslet, tillitsvalgte og verneombud. Dersom det foreligger risiko for at vedkommende kan bli utsatt for negativ behandling, skal det identifiseres eventuelle tiltak for å redusere denne risikoen. Om man har varslet på egen leder, kan det for eksempel være aktuelt å få en ny person å rapportere til mens varselet behandles. I alvorlige saker, har jeg for eksempel opplevd at det har vært nødvendig å utstyre varsler med voldsalarm.

- Det legges til at arbeidsgiver også har et ansvar for å risikovurdere situasjonen til den omvarslede. Det kan også være andre i arbeidsmiljøet som har behov for beskyttelse og tiltak, som vitner og tillitsvalgte. Dette er forpliktelser som vil konkretiseres ytterligere i loven ved implementering av EUs varslingsdirektiv, sier Eriksen.

- Hvordan skille mellom reel varsling av kritikkverdig forhold og «sladring» på grunn av misnøye?

- Det er her viktig å bruke tid innledningsvis når man har mottatt en kritisk ytring fra en ansatt, til å analysere innholdet i ytringen. Det er altfor mange som gjør denne vurderingen for raskt. Dersom ytringen reelt innebærer en påstand om et kritikkverdig forhold, typisk et brudd på rettslige eller etiske normer, så skal det behandles etter reglene om varsling. Det gjelder uansett hva ytringen kalles, om det er melding, klage eller avvik. Det er det reelle innholdet i ytringen som avgjør hvorvidt det er et varsel eller for eksempel en ren klage på eget arbeidsforhold, en faglig eller politisk ytring, sier Eriksen

- Finnes det fallgruver arbeidsgiver må passe seg for i varslingssaker?

- Her er det viktige forhold å passe seg for. Den første fellen man må holde seg unna, er den som er nevnt ovenfor, at man undervurderer behovet på bruke tid på å analysere innholdet i den ansattes ytring. På bakgrunn av den, må det vurderes hvilken kompetanse som trengs for å undersøke og saksbehandle varselet. Det er videre kritisk at den som har varslet og andre involverte får tilstrekkelig informasjon om hvordan varselet håndteres. Dette siste er viktig for å sikre ro og hindre konflikteskalering.

- Personvernlovgivningen skal dessuten ivaretas overfor samtlige involverte. Dersom konflikt eskalerer, er det viktig at ledelsesnivået over ikke automatisk legger til grunn den vurderingen av saken og situasjonen som nivået under presenterer, men gjør sin egen, selvstendige vurdering. Et varsel eller varslingsprosess må også vurderes løpende. Man må forstå at både varslingsprosessen og en eventuell gjengjeldelsesprosess løper over tid. Det dynamiske i disse prosessene må forstås. Det er bare da man kan gripe inn og stanse eller forhindre konflikteskalering. Videre er det kritisk at undersøkelser eller andre tiltak som iverksettes for å håndtere saken, forankres i virksomheten, hos arbeidslivets parter. Vi ser dessverre ofte at personvernlovgivningen trekkes for langt og brukes for å hindre slik forankring, sier Eriksen.

- Holdes varsler oppdatert om saken og sakens utfall i prosessen?

- Det viktige er at de involverte mottar tilstrekkelig informasjon til å kjenne seg trygge på at varselet- og saken i kjølvannet av det, blir forsvarlig behandlet. Som regel vil det være relevant å formidle hva en undersøkelse har avdekket eller ikke avdekket. Men eventuelle personalmessige konsekvenser av en sak må behandles konfidensielt, i samsvar med personvernlovgivningen. Det er også viktig å være bevisst at det langt i fra alltid er krav om omfattende, private granskninger.

- Kravet om undersøkelse er et forholdsmessig krav. Hvor omfattende den skal gjøres, avhenger av en rekke faktorer. Ofte vil enkle undersøkelser ved bruk av arbeidsgivers egne ressurser være tilstrekkelig, så lenge disse er habile. Ved varsling og psykososiale forhold, ser vi nå at det stadig oftere benyttes ulike former for mekling, cafedialog mv. Advokatforeningen utdanner nå spesialiserte advokatmeklere som skal kunne håndtere denne type saker.

Det skjer mye på dette feltet innen en rekke fagdisipliner. Det er derfor viktig for arbeidslivets ulike aktører å holde seg oppdaterte, avslutter Birthe Maria Eriksen.

Les mer om HR-konferansen for offentlig sektor som finner sted på Lillehammer 17. - 19. januar 2023, se program og påmelding her.