Slik håndterer du samarbeidsproblemer og konflikter på arbeidsplassen

Eli Aasheim er advokat og partner i Advokatfirmaet Wiersholm, har betydelig erfaring med å forhandle og løse individuelle tvister i arbeidslivet. Hun kommer til Arbeidsresttskonferansen 25. mars for å snakke om hvordan man håndterer samarbeidsproblemer og konflikter på arbeidsplassen.

Hva er typiske konflikter på arbeidsplassen og hvorfor oppstår disse?

Typiske konflikter som oppstår på arbeidsplassen, er konflikter mellom ansatte eller mellom ansatte og leder, ofte på grunn av samarbeidsproblemer, kommunikasjonsproblemer eller på grunn av mobbing/trakassering eller annen uakseptabel opptreden.

Det kan være mange grunner til at slike konflikter oppstår. Enkelte ganger kan det være så enkelt som at konflikten grunner i en misforståelse, andre ganger kan det være motsetninger og uenigheter som har bygget seg opp over tid og som er kommet inn i et spor hvor det er vanskelig å snu. Konflikter mellom en ansatt og en leder oppstår gjerne der lederen ikke er fornøyd med arbeidstakerens prestasjoner og ikke evner å formidle forbedringspunkter og motivere på en god måte og/eller den ansatte ikke er mottakelig for kritikken, sier Eli Aasheim.

Hvordan bør en leder ta tak i en konflikt i første omgang?

En leder bør gripe inn i en konflikt mellom to ansatte i en så tidlig fase som mulig. Jo tidligere lederen griper inn, jo større er sannsynligheten for at konflikten kan løses på en effektiv og god måte.

God og riktig konflikthåndtering er nøkkelen til å løse konflikter på en så smidig måte som mulig. En leder bør i første omgang ta en samtale med de involverte partene, og forsøke å klarlegge hva konflikten består i og hva den grunner i. Lederen bør deretter drøfte mulige løsninger/tiltak med de involverte og også klargjøre hvilke forventninger lederen har til de involverte partene. Dersom lederen ser at det er behov for å iverksette strakstiltak, bør dette prioriteres. Det er en fordel om leder kan bistå til at konflikten løses direkte mellom de involverte ansatte, sier Aasheim.

Hva gjør man hvis konflikten er mellom en medarbeider og leder?

Det er hensiktsmessig at konflikten forsøkes å løses direkte mellom lederen og den ansatte, der leder må ta ansvaret for å igangsette denne prosessen. Dersom konflikten ikke lar seg løse på denne måten, eller leder ser at det vil være nytteløst, er det lurt å søke bistand hos selskapets HR-ressurser, alternativt en ekstern ressurs.

En konflikt kan bestå i misforståelser og samarbeidsproblemer, men hva gjør man hvis konflikten eskalerer og går over tid?

Dersom det dreier seg om en krevende sak, er det viktig å innledningsvis kartlegge hva slags type sak det dreier seg om og overordnet hva som kan ligge til grunn for konflikten. En ren personalsak krever en annen håndtering enn en konflikt som grunner i et arbeidsmiljøproblem. Etter en innledende klarlegging, er det vel så viktig å ha fokus på hvilke tiltak som bør settes inn for å løse konflikten i stedet for å klargjøre "hvem som sa eller gjorde hva"; for eksempel coaching, omplassering og/eller disiplinærtiltak.

Det er også viktig at håndteringen behandles på riktig nivå og at arbeidsgiver legger en plan for fremgangsmåte, herunder hvem som skal snakkes med, hvordan de berørte skal ivaretas underveis, hvem som er ansvarlig for håndteringen med videre, sier Aasheim.

Hvilke arbeidsrettslige rammeverk har man ved konflikthåndtering?

Utover arbeidsmiljølovens regler om oppsigelse, suspensjon og avskjed, har ikke Arbeidsmiljøloven regler som sier noe direkte om hvordan konflikter skal eller bør løses. Loven fastslår imidlertid at arbeidets organisering, tilrettelegging og ledelse mv. skal være slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger. Herunder fremgår det eksplisitt av loven at arbeidstakere ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Det er således arbeidsgivers plikt til å sørge for at arbeidsmiljølovens krav til arbeidsmiljøet overholdes, og det er i stor grad opp til arbeidsgiver å beslutte hvilke tiltak som skal iverksettes i kraft av arbeidsgivers styringsrett.

Dersom det foreligger en varsling etter arbeidsmiljølovens kapittel 2A, oppstilles imidlertid noen ganske konkrete krav til arbeidsgiver. Arbeidsgiver skal undersøke varselet innen timelig tid, og plikter særskilt å påse at den som har varslet har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Dersom det er nødvendig, plikter arbeidsgiver også å sørge for tiltak som er egnet til å forebygge gjengjeldelse. Hva de ovennevnte tiltakene består i, er opp til arbeidsgiver å beslutte i kraft av styringsretten.

Styringsretten innebærer at arbeidsgiver har rett til å organisere, lede, kontrollere og fordele arbeidet. Under styringsretten ligger derfor også retten til å bestemme hvordan konflikter skal håndteres.

Gjennom ulovfestet rett er det fastslått at arbeidsgiver må utøve styringsretten på en saklig og forsvarlig måte. Ved konflikthåndtering må derfor arbeidsgiver sørge for at de overholder de krav som følger av det alminnelige saklighetskravet, sier Aasheim.

Hvordan bør prosessen gjennomføres og hvordan kommer man frem til riktige tiltak?

Som allerede nevnt krever ulike konflikter ulik håndtering. Det er imidlertid alltid en klar fordel med god planlegging og klar ansvarsfordeling i større og krevende saker. Det kan være lurt å bygge på tidligere erfaring, drøfte med betrodde kolleger, HR eller andre med erfaring fra konflikthåndtering for å komme frem til riktige tiltak. Ofte kan det også være hensiktsmessig å spørre de involverte partene direkte om hva de tror må til for å løse konflikten, avslutter Eli Aasheim.