Gode, vanskelige samtaler

• Man skal være seg selv
• Det nytter ikke å spille skuespill
• Man må stå for sine meninger og være hel ved

De fleste har et ideal om klarhet, tydelighet og integritet. En person med integritet er prinsippfast og troverdig. Hun har synspunkter, utsagn og handlinger som henger sammen. Å være ekte, å holde fast ved kjernen i sin identitet, er et lignende ideal. Å være seg selv som en autentisk person, er det man er, når man ikke forsøker å være en annen.

Normer og relasjoner
Fordelen med disse normene er at vi kan navigere med større, langsiktig forutsigbarhet i vårt sosiale miljø. En autentisk person er lettere å lese. Integritet skaper troverdighet og tillit. - For vanskelig samtaler burde dette fungere bra som rettesnor. Men likevel ender slike samtaler ofte med usakligheter og dårlig stemning.

En vanskelig samtale
Utgangspunktet kan være en medarbeider som bruker mye av arbeidstiden på sosiale medier. Lederen vil ta det opp og – ut fra idealet om å være seg selv - har bestemt seg for å argumentere med god arbeidsmoral og lojalitet. Likevel gruer hun seg.

Samtalen begynner bra, men idet lederen begynner setningen «Det jeg oppfatter som god arbeidsmoral og lojalitet….» kommer reaksjonene. Møtet ender opp med dårlig stemning og en diskusjon om hvor mye tid det er vanlig å bruke på facebook blant ansatte.

En personlig tilnærming
Saklig sett er temaet greit nok. Men lederens tilnærming har konsekvenser. Hun må argumentere for verdien av egne normer og idealer. Når samtalen begynner klarer hun ikke å skjule ubehaget. Tonefall og kroppsspråk røper henne. Tvetydighet og nøling vekker medarbeiderens irritasjon, noe som vokser når lederen fremholder sin egen arbeidsmoral. Snart øker irritasjonen hos begge.

Den funksjonelle rollen
Å bare være seg selv, fungerer sjelden godt i krevende samtaler. Istedenfor kan man velge de organisatoriske rammene som er lagt. Lederen er først og fremst en representant for felleskapet. Hun snakker ut fra sin funksjon i stillingen. Ordene «jeg» eller «synes» forekommer nesten ikke. I stedet sier hun «ledelsen», «rammene» og «føringene». Denne tilnærmingen betyr at hun aktivt bruker autoriteten som ligger i lederstillingen.

Den funksjonelle rollen gjør det enklere for lederen. Men senere kommer problemene. Medarbeidere vil føle seg overkjørt. Virksomheter der lederne opptrer med kulde og hard rasjonalitet, får etter hvert et dårlig rykte. Ryktespredning – for eksempel på facebook - skjer raskere enn noensinne. Konsekvensen kan være at merkevare og omdømme faller.

Kombinasjonen av roller
Løsningen er å ivareta integritet og autentisk lederskap samtidig. For noen er dette en opplagt sak, andre opplever at det strider mot grunnleggende instinkter om integritet og hel ved.

For den som skal gjennomføre vanskelige samtaler på en god måte, kan forståelsen være avgjørende.

Hvem er du mest?
Kunnskap og forståelse er likevel ikke nok. Når man har akseptert tanken om at ledelse – særlig den lederoppgaven som handler om vanskelige samtaler - innebærer en form for rollespill, vil det neste skrittet innebære at man fokuserer på egen adferd. Noen personer er mest personlige i sin rolle på jobben, andre svever midt i mellom. Noen ivaretar den funksjonelle rollen best.

Det er noe man kan gjenkjenne i egen ordbruk.
Personlig rolle

• Det er mer nærliggende å bruke subjektive ord som jeg, min, mitt, håp og ønsker i den personlige rollen.
• Du må ikke ta ting så personlig, sies det oftere til den som spiller en personlig rolle på jobben.
• Følelser blir tillagt ulik vekt i de to rollene. Åpenbart teller de mer for den som er mest komfortabel i en personlig rolle.

Funksjonell rolle:

• En funksjonell rolle er preget av mer objektivitet. Vi, vårt, organisasjonen, ledelsen, føringer og strategi er ord som vil forekomme oftere.
• Den som ofte skylder på omgivelsene og rammebetingelsene i vanskelige situasjoner, kan ha større tendens til å se seg selv i en funksjonell rolle.
• I den funksjonelle rollen som leder eller HR medarbeider, er følelser viktige på en annen måte. Kanskje mest som en del av de ressursene som trengs for å skape gode resultater eller som en dominerende del av organisasjonskulturen.

Ferdighet: å skifte rolle
Etter en vurdering av egne rollepreferanser, er det naturlig å trene på skiftene. Den største utfordringen er å gjøre det på en ekte og autentisk måte

Talemåter
Ord og uttrykk kan være til hjelp. For å gjøre det tydelig hvilken rolle man foretrekker i saken kan det passende med talemåter som for eksempel:

«Det er nok best å snakke om dette ut fra min rolle som leder for avdelingen…».
«Denne saken berører ledelsen av teamet, så det bør nok tas derfra… «
«Gitt rammene her, snakker vi vel best om dette som leder og medarbeider – OK ?»

Hvis man vil skifte tilbake til en sin personlige rolle, kan det sies med en tilsvarende kort innledning som for eksempel:
«Jeg har jo også behov for å nærme meg dette som din kollega… da vil jeg først si at …»
«Rollen som leder er for så vidt enklere, enn å snakke om dette som ansatt, men la meg prøve…»
«Er det ok for deg at jeg kommer noen personlige betraktninger i denne saken….»

Bredspektret kommunikasjon
Replikker som disse kan man av og til se og høre på film. Da vil man også se at skuespillerne faktisk skifter synsvinkel, perspektiv eller standpunkt – uavhengig av hva de sier. De endrer tonefall, bytter kroppsholdning, retter blikket i en annen retning, eller gjør et skift som synes. Det skjer ikke bare på film. De fleste av oss gjør det på samme måte. Skiftene, som følger vinkling og innhold i det vi snakker om, er noe vi allerede kan. Vi gjør små forskyvninger i kroppsholdning, tonefall eller tempo samtidig som man forteller om skiftet.

Fra funksjonell til personlig:
Samtalen innledes med en litt løst prat. Deretter med mild og rolig, fast stemme og blikket festet på gruppelederen sier avdelingssjefen:

«OK. Men vi må snakke om en sak ut fra min rolle som leder for avdelingen. Det gjelder arbeidstid. I den grad man gjør andre ting i arbeidstiden bør det vurderes ganske nøye. Det skal være slingringsmonn, men nå er inntrykket at din tid på facebook overskrider rammene og må reduseres betraktelig…»

Dialogen fortsetter, men lederen holder sin funksjonelle rolle. Hun avslutter med et smil: «I neste uke tar vi en kjapp oppfølging.»

Deretter reiser hun seg, skifter tonefall og tar opp telefonen: «Facebook og facebook… for min egen del må jeg si at dette opplagt har verdi for rekrutteringen. Det er jo der det skjer Ja, særlig på lang sikt. Det kan være noe å se nærmere på....»

Aldri en vanskelig samtale!
Det som er vanskelig å si, sier man som regel på vegne av et større felleskap. Vanskelig er som regel ensbetydende med følelsesladet. Når vi i samtalens løp klarer å dempe følelser går det bedre. En leder eller HR medarbeider som i vanskelige dialoger kan skifte mellom en personlig, lyttende omsorgsrolle og den funksjonelle rollen vil føle seg tryggere. Vedkommende vil gjøre en bedre jobb og spare sine medarbeidere for unødvendige følelser og ubehag.