— Bruker du ikke HR-systemet, vet du heller ikke hva som foregår i organisasjonen

Med mer enn 1500 ansatte i 37 lokasjoner i 20 land, er norske Opera Software et av våre virkelig globale selskaper.

Fram til årsskiftet 2014/15 var det ikke bare en velsignelse, spesielt for HR. Det var en kontinuerlig utfordring å holde oversikt over de ansatte, både hvem de er, hva de gjør, hvem de rapporterer til, og ikke minst hva de skal ha i lønn fra måned til måned.

Ved årsskiftet gikk selskapet over til et helt nytt HR-system etter en innføringsfase hvor det var HR, og ikke IT som satt i førersetet og "eide" prosessen.

— Vi hadde tenkt mye på hva vi ville ha og hva vi ikke ville ha, forteller Leer, som er HR-direktør i forbrukerdelen av Opera Software. — Vårt fokus var å finne et system som er enkelt å bruke både for medarbeidere, ledere og HR. Vi så etter et system hvor du går inn, gjør det du skal, og så går ut igjen, ferdig med det.

Valget av system Opera falt ned på er Workday, som er et komplett HR-system som bedre enn deres tidligere system også inkluderer kompensasjon og belønning, fraværsoversikter, enhver tid gjeldende organisasjonskart og annet, samt rekruttering.

Det gir ledere og medarbeidere oppdaterte data i sanntid, og gir også medarbeidere en inngang til å se hva slags bevegelser det er blant kollegene deres i selskapet, noe som i seg selv er en drivkraft for mange til å logge seg inn og benytte systemet.

— Når vi har et godt system ser vi at også at alle enhetene ønsker å bruke det. De ansatte logger seg oftere inn for å gjøre enkle operasjoner selv, og ser derved sine og andres informasjon. Følger du ikke med, teller du heller ikke helt med, sier Leer, som også understreker hvor nyttig det er for lederne, som har oppdatert teamoversikt, fraværsoversikt, måloversikter og — etterhvert — kompetanseoversikt.

Men heller ikke Opera Software ønsker at folk først og fremst skal bruke arbeidsdagen til å sjekke lønna si og se hvordan kollegers karriérer utvikler seg.

— Derfor er det viktigste jeg vil bringe fram at et godt belønningssystem handler om mye mer enn belønning, sier hun. — Det er ekstremt viktig å ha et godt system i bunn, for dersom folk må bruke for mye administrasjonstid på HR-systemene skaper det fort frustrasjon.

— Lønn og enkelhet i bruk er ting som skal være på plass, og i siste instans vil det, om man betaler riktig nok, være andre ting som er utslagsgivende for hvor folk vil jobbe. Jeg tror de andre HR-tiltakene som utallige sosiale og faglige arrangementer vi har på Opera og det positive miljøet, er det viktigste.

— Opera er et relativt stort selskap med sine mer enn 1500 ansatte. Hvor store må man være før man tar steget forbi Excel når det gjelder å administrere lønn og kompensasjon?

— Min erfaring er at det finnes utrolig mye bra der ute, spesielt når man ikke skal ha noe som er så komplisert eller skal støtte alle verdens valutakurser, og det koster ikke så mye. Jeg synes ikke det er noen god idé å belage seg på Excel, det er et administrativt mareritt med alle regnearkene som flyter rundt i ulike versjoner. Så hvis jeg var leder for et selskap på 20 eller flere ville jeg sagt at vi kan finne et enkelt og anvendelig HR-system, avslutter Live Leer.