Slik få du tilslutning til dine HR-initiativer

Det er fortsatt behov for å finne konkrete fremgangsmåter for dette. En praktisk tilnærming er utarbeidelsen av en såkalt business case-analyse.

En slik analyse kan defineres som beslutningsstøtteverktøy for et initiativ, der det gjøres en vurdering av forventede effekter og andre mulige konsekvenser av initiativet, slik som risikofaktorer og kostnader i forhold til nytteeffekter.

Hvorfor business case analyse?

Hensikten med en business case analyse er blant annet å klargjøre behovet for initiativet, samt å sjekke ut hvorvidt alle har et behov og om det er et reelt behov. En slik prosess involverer de impliserte og bidrar til å skape eierskap og å sikre forretningsorientering og at initiativet er nyttig. Totalt bidrar alt dette til en veloverveid beslutning.

God case-analyse gir en sterk ansvarsfølelse for beslutningstakere og ledere. De blir ansvarliggjort for å vise, enten nå eller i fremtiden, at beslutningen som gjøres i dag er en god beslutning basert på nåværende tilgjengelige informasjon og nåværende fornuftige antakelser.

Kortsiktige aktiviteter som leder til umiddelbare målbare og betydelige fordeler, er generelt de letteste å argumentere for. Men også langsiktige prosjekter med effekter på bunnlinjen er i virksomhetens interesse. Et eksempel er investeringer i medarbeideres helse og velferd. Slike investeringer kan være kostbare på kort sikt, og derfor blir de ofte ikke tatt i betraktning i tider med økonomisk press. Men på lang sikt vil slike investeringer kunne gi avkastning i form av redusert fravær, mindre turnover og større engasjement som igjen gir økt produktivitet. Dette er alle forhold som bidrar positivt til virksomhetens bunnlinje.

Motsatt vil aktiviteter som ser ut til å ha positiv effekt økonomisk kunne bli ulønnsomme i neste runde. For eksempel kan det å oppmuntre medarbeidere til å arbeide overtid i stedet for å ansette flere folk eller å sette ut arbeid være lønnsomt på kort sikt. Imidlertid kan lange arbeidsdager og stor arbeidsbelastning føre til at medarbeidere blir utbrent, blir mindre produktive og har større fravær. Det som så ut til å være lønnsomt, kan bli kostbart i neste runde.

Et godt utarbeidet business-case med en grundig analyse vil avdekke slike forhold. Det utforsker alle sider ved et gitt problem og setter ledelsen i stand til å velge det alternativet som best tjener organisasjonen.

Hva inneholder et business-case?

Virksomheten bør etablere en fast systematisk måte å utarbeide business case for beslutninger på. Business-caset bør blant annet klargjøre følgende forhold:

• Situasjonsanalyse: Hvilken problemstilling ønsker vi å løse? Hvordan er koblingen til forretningsutfordringer?
• Målanalyse: Hva er forretningsmessig målsetningen med initiativet? Hva er målsetninger på kort og lang sikt?
• Kost-nytte-analyse: Hva er kostnader og hva er forventede nytte-effekter ved gjennomføring av initiativet? (Return on investment. ROI) Hva er konsekvensene ved ikke å gjennomføre initiativet?
• Risikoanalyse: Hvilke risikofaktorer ser vi ved gjennomføringen og hvordan skal vi unngå disse? Hvordan ser risikobildet ut hvis vi greier å unngå dem som planlagt?

Før man begynner på å utarbeide business-caset, er det en rekke forberedelser som bør gjøres. Slike forberedelser innebærer bl.a. en analyse av hva det er som har ledet til initiativet for prosjektet. Dette må forstås av alle og dernest må man definere hvilke ressurser og rammebetingelser som finnes for utarbeidelsen, for eksempel når det må være ferdig.

For å kunne lage regnestykket over kostnader og forventede gevinster, må det defineres hvilke data som kreves. Dette kan være økonomiske ressurser internt i virksomheten, case studier fra lignende prosjekter, historiske data, demografiske studier etc. Innhenting av data må gjøres i forkant, slik at disse danner grunnlaget for den kost-nytte-analysen som er sentral i business-caset.

Hvordan gjennomfører vi prosessen?

Dersom initiativet i utgangspunktet kommer fra HR, er det, som i andre tilfeller der man ønsker tilslutning til, viktig å involvere lederne. Hvordan det er hensiktsmessig å gå frem, vil variere avhengig av situasjonen i virksomheten.

HR-ansvarlig må beherske fasilitering av en slik prosess, ha kunnskap om HR-måling og være trygg på analyse for å kunne gjennomføre en business-case-analyse sammen med ledelsen. Et samarbeid med økonomiansvarlig vil som regel være nyttig. Gjennom forberedelsene og involveringen vil man få en ide om hvorvidt det er hensiktsmessig å gå videre med forslaget på nåværende tidspunkt. Dersom ledelsens fokus er et helt annet sted nå, kan det være bedre å vente med initiativet.

De første delene av et business-case vil nok de fleste oppleve som uproblematisk. Det er kost/nytte-analysen og beregning av ROI som gjerne byr på utfordringer. En kost- nytte- analyse er veldig konkret og regnestykket kan lages i et regneark-ark. Imidlertid er det fortsatt viktig at det er etablert en felles tenkning rundt måling på HR-området. Se artikkelen "Hvorfor går det så sakte med HR-måling?

Ønsker du å se konkret hvordan et business-case kan bygges opp og brukes i praksis, så vil HR Norge arrangere flere medlemsmøter hvor dette vil være tema og forhåpentlig til debatt Møtene settes opp i løpet av kort tid og avholdes våren 2015