Bli en proaktiv forretningspartner gjennom HR systemer
Når man jobber med HR systemer, kan det ofte virke som at man er den eneste som bryr seg om HR data. Man må kontinuerlig «plage» lokale HR team og ledere med forespørsler om at ting legges inn i system på rett måte.
Sara Manne, Director of People Enablement i Oda, kommer til HR Tech 11. Mai for å snakke om hvordan man kan gjøre HR System funksjonen til en proaktiv business partner som ledere trekker inn i beslutningstaking, ved å dele konkrete aksjonspunkter du kan iverksette umiddelbart.
- Hvilke data er HR-data hos dere og hva det brukes til?
- HR-data hos oss er all data knyttet til mennesker, ledere og ansatte og hvor i organisasjonen de befinner seg. Det er data om hvilken disiplin de er i, hvor lenge de har jobbet her og type stilling, pluss alle personlig data. Det legges også inn hvilke kompensasjonsordninger de har og hvor i organisasjonen de har tilhørighet. Vi trenger å ha system på dette da oversikten blir litt mer kompleks fordi vi jobber i kryssfunksjonelle team og dermed må jobbe i flere dimensjoner for å reflektere virkeligheten, sier Sara Manne.
- Hva legger du i at et HR-systemer kan være en proaktiv forretningspartner?
- Det er HR-menneskene som blir etterspurte forretningspartnere ved å forstå og kommunisere mulighetene som HR-systemer tilbyr bedriften som helhet. De fundamentale tingene som å lage gode HR-prosesser rundt ansettelses forholdet fra start til slutt er en del av det. Men det som er ekstra spennende er å ta steget videre og knytte dette opp mot prosesser som påvirker andre områder i organisasjonen. For eksempel bruker IT HR-data for å gi brukertilganger til de ansatte. De oppretter blant annet e-postgrupper ved å hente data fra HR-systemet. Vi som HR-team må da ta et utvidet ansvar og ikke bare legge til rette for dette, men bygge strukturer og logikker som gir meningsfulle inndelinger. Det er tross alt vi som HR team, som har den beste forståelsen for dataen og menneskene bak.
- Finans bruker også HR-data, til å sette opp budsjetter for ledere og kontinuerlig vurdere hva vi bruker penger på, hvor personalkostnader typisk er en nøkkelting. Ved å ta innover oss deres behov for data, og sikre en strømlinjeformet måte å gruppere folk på kan vi sammen gi ledere bedre råd enn noen av oss kan gjøre hver for seg. Når ledere planlegger ansettelser, bruker vi tverrfaglig kunnskap for å støtte beslutningene, finans kan se på den totale økonomiske rammen og HR kan sparre på hva slags mennesker man trenger å ansette/prioritere innenfor den rammen. Men dette krever at vi som HR team, tar innover oss selskapets økonomiske hensyn også.
- Hvilke beslutningsgrunnlag kan et HR-system gi?
- Systemet kan legge til rette for optimal teamplanlegging. Også team innenfor HR. HR håndterer mange transaksjoner og det er typiske flere lokale HR team i større forretninger. Det er da viktig å forstå arbeidsbelastningen disse teamene har for å sammenligne med teamstørrelsen og forstå produktivitet.
Videre kan vi sørge for at vi unngår urettferdighet i bedriften ved å følge opp lønn og kompensasjonsordninger. De skal sikre kjønnsfordeling eller forklare hvorfor det er ulikheter i kjønn blant ansatte. HR fungerer som et kontrollorgan slik at ledere ikke tillater seg selv å være partiske i sin beslutningstaking. Vi skal være likestillende og ha god kjønnsbalanse, enkelte tror det skjer av seg selv, men er nok ikke helt sånn. Så ledere følges opp og vi utfordrer dem ved å bruke data til å se på trender de får fra HR.
- Videre er det nok mye urealisert potensiale i å involvere HR i ting som kapasitetsplanlegging.
- Hva må til for å få et HR-system gir gode beslutningsgrunnlag?
- Først og fremst må datakvaliteten være god nok til at automatisert rapportering er brukbart. Dette krever innsats fra både HR-team og ledere ettersom det er ledere som typisk driver endringene. Vi må kunne presentere data med rot i virkeligheten så man slipper å korrigere manuelt. Ellers er vi alltid bakpå med informasjon, istedenfor å proaktivt kunne fange opp ting som skjer.
- Videre må systemene være fleksible nok til bedriftens behov. Hos oss er det ikke fast hvordan personer arbeider eller hvordan dataen i systemet ser ut, vi er en organisk organisasjon. Folk flytter på seg hele tiden, så det er viktig for oss å ha systemer kan tilpasses hvordan bedriften operer. Hvis ikke systemene kan reflektere virkelighetens kompleksitet, så slutter ledere å se verdien i dem, bruken faller og datakvaliteten også.
- Har vi gode organisasjonskart får vi god snøballeffekt, når vi kan vise verdien får vi flere til å bruke dette. Både ansatte og ledere kan starte en prosess i systemet og alle kan oppdatere egne opplysninger, avslutter Sara Manne.
Sara Manne er siviløkonom og har sin arbeidserfaring hovedsakelig fra management consulting og selskapsstrategi. Hun er direktør for People Enablement hos Oda og er ansvarlig for HR systemer, analytics, rewards og globale HR prosesser. Sara er lidenskapelig opptatt av å bryte ned siloer mellom HR og resten av bedriften ved å bringe kryssfunksjonalitet til HR faget.
Er du ikke medlem?
Som medlem får du prisfordel ved deltakelse på konferanser. Ta en titt på alle medlemsfordelene her.
Flere artikler
