HR-system? Det er Excel, det!

Martin Jonassen startet sin karriére i Aftenposten, hvor han blant annet utviklet systemet som lønnet og administrerte alle avisbudene.

- Etter hvert ble det for kjedelig med all teknologien, sier han.

Så da orienterte han seg mot HR, og lærte seg dét faget også.

Det ga ham en unik ballast i det som for mange kan virke like inkompatibelt som olje og vann, Erna og Jens, hummer og kanari, nord og sør:

HR og teknologi.

I dag er han en av Norges mest etterspurte rådgivere når virksomheter trenger hjelp med HR-systemene sine.

Og det er mye å gjøre. Mye mye.

- Det er synd å si det, men HR-system i Norge er fremdeles først og fremst Excel, sier Martin. - Det er det mest utbredte HR-systemet vi har.

Så Jonassens misjon er å få HR over i velfungerende, effektive systemer som virker og ikke krever dobbeltarbeid.

For å få et velfungerende HR-system er det mange hensyn å ta. Et av de er hvem som skal eie dataene.

Spisst eller bredt?

- Det går med mange arbeidstimer til å taste inn data printet ut fra et system til et annet, og det ser virksomhetene er lite rasjonelt. Det er derfor stort fokus på gjenbruk av data fra der hvor de fanges første gang. Problemet oppstår når man skal finne ut hvor man faktisk skal fange opp data første gang. Hvem skal eie masterdataene, er det HR eller det lønns- og regnskapsavdelingen?

- Ja, hvem bør eie dataene?

- Jeg anbefaler som regel at HR har masterdataene, sier han.

- Svært mange virksomheter har basert seg på at lønnssystemet er masteren. Men lønnssystemet fanger ikke opp alle dimensjoner som er interessant for HR. Det skiller for eksempel ikke på ansettelsesformer, om det er faste ansatte, vikarer eller engasjementer eller andre arbeidskontrakter. De skal jo ha lønn alle sammen uansett, så det spiller ingen rolle for lønnssystemet hvilken tilknytning det er.

For HR er det imidlertid av stor viktighet å vite hvilke tilknytningsformer de ansatte har.

Ved valg av HR-systemer, vil det også raskt komme opp spørsmål om man skal ha spissede, spesialiserte systemer som håndterer ulike funksjoner, eller om man skal ha et alt-i-ett-system.

- Og dessverre fins det ikke et fasitsvar, sier Martin Jonassen.

- Det er styrker og svakheter med både spissede og helhetlige. I de fleste tilfeller er et spesialistsystem bedre enn helhetlige systemer. Utfordringen kommer på integrasjon. Det første du må gjøre er å finne ut om du trenger den tilleggsfunksjonaliteten du får i det spissede systemet. Så er det veldig forskjell fra bedrift til bedrift hvor tung integrasjon det trenger å være med andre systemer i virksomheter.

- For eksempel vil det være mindre viktig at et rekrutteringssystem er integrert i HR enn at kompetanseregisteret kan kommunisere med kursmodulen din.

- Eller en annen problemstilling: Dersom virksomhetens lønnstruktur er knyttet til den ansattes kompetanse er det viktig at lønnssystemet er integrert med kompetansesystemet.

Svar: ingen svar

Svaret er altså at det ikke fins noe svar. Det avhenger av hvordan din virksomhet er skrudd sammen, bedriftskultur, lederstil og hva dere lager.

Og det avhenger av bedriftens HR-modenhet og -dristighet.

- Funksjonaliteten som er bygd inn i systemene går ofte langt utover HR-avdelingens villighet til å ta det i bruk, sier Jonassen.

[Tweet "HR syns det er litt skummelt alt de kan bruke datasystemene til #hrforum"]

- Norske HR-avdelinger syns det er litt "skummelt" alt de kan bruke datasystemene til. Ta bare en funksjon som muligheten til å sende automatisk avslag til søkere som ikke oppfyller forhåndsdefinerte kriterier. De fleste rekrutteringssystemer har det innebygd, men HR vil ofte ikke bruke det. De vil "ta i" søkeren, for å være helt sikre på at systemet ikke har avvist kandidater de gjerne skulle ansatt.

Derfor skjer rekrutteringen stort sett som før, til tross for at mulighetene for kvalitetssikring og effektivisering er enorme.

To trender, og én til

- Men litt overgripende om HR-teknologi, da - hvilke trender er det viktig å være oppmerksom på?

- De to viktigste vil jeg si er samarbeidsteknologi og skytjenester. Med Facebook og andre sosiale nettverk et tastetrykk unna, oppdager bedrifter ofte at ansatte etablerer samspillsarenaer i lukkede eller åpne grupper i åpne sosiale nettverk. Det kan være positivt, men det innebærer også at virksomhetskritiske opplysninger kan komme ut av bedriftens egen kontroll og overlates til eksterne dataeiere, som Facebook.

Virksomheten vet ikke hva som diskuteres av sensitive opplysninger og de har heller ikke kontroll på at ansatte som slutter mister tilgangen til slike arenaer. Det som nå skjer er derfor at mange bedrifter lager sine egne, interne sosiale nettverksløsninger, sin egen "Facebook", så og si.

Hva tjenester "i skyen" angår, så er HR også på vei opp i det høye, ifølge IT-rådgiveren.

- Ansatte og ledere har lenge vært "in the cloud", sier han.

- Det nye er at nå er også HR løftet opp. Spesielt legges fagapplikasjoner for HR ut. Lønn blir gjerne liggende igjen som en applikasjon, men selv her er det en sterk trend mot at stadig færre drifter løsningene sine selv. Selv om det er det gamle lønnssystemet, ligger det hos leverandøren.

Dette skaper utfordringer datasikkerhetsmessig, ved at man ikke har kontroll på hvor systemene ligger geografisk. For leverandørene kjøper selv servertjenester, gjerne i andre land.

Dette, kombinert med at operative, manuelle prosesser samt utviklingstjenester ofte kjøpes fra lavkostland, gir et lappeteppe som det ikke alltid er komfortabelt å gå i detaljer på.

- Leverandører i asiatiske og andre lavkostmarkeder skiller ikke alltid så godt mellom ulike kunders data. Det som før var din eksklusive dataløsning kjører nå som en klient i en gigantdatabase, og selv om ingen av dine konkurrenter har tilgang til dine data, så finnes det alltid superbrukere internt hos leverandøren som har alle tilganger til alle systemer. En slik bruker kan for eksempel lett kjøre kryssrapporteringer på tvers av ulike selskap. Om det skjer? Det er ingen kjente saker, men det er likevel et tankekors.

... selv om ingen av dine konkurrenter har tilgang til dine data, så finnes det alltid superbrukere internt hos leverandøren som har alle tilganger til alle systemer

Sykefravær

En annen trend Jonassen har merket seg er at det er et voksende fokus på fravær på tvers av ulike systemer hvor fraværsdata føres.

Det er ganske mange ulike interessenter med ulike behov når det gjelder fraværsdata, og statistikker du tar ut fra ulike systemer stemmer svært ofte ikke overens med hverandre. For mange virksomheter kan det for eksempel bety at kvaliteten på data de rapporterer til NAV for tilbakebetaling av sykepenger ikke er gode nok, med det resultat at virksomheten går glipp av sykepenger.

Om Martin Jonassen

Martin Jonassen er en uavhengig rådgiver innenfor lønns- og personaldatasystemer og arbeidsprosesser knyttet til lønns- og personalfaget. Han har tidligere arbeidet som programmerer, fagkonsulent, prosjektleder og rådgiver innenfor fagområdet lønn og personal. Mer om selskapet han driver her.