Klar, ferdig, Onboard

Prosjektet har vært utviklet etter en strukturert og datadrevet tilnærming og er nå i implementeringsfasen. På Onboardingkonferansen 2023 kommer Kate Aunaas Ingram og forteller hvordan dette implementeres og hvordan onboardingreisen for nye ansatte ser ut nå.

- Hva var behovet som trigget behovet for å transformere onboardingen, og hvordan gikk dere frem for å finne den gode onboardingreisen?

- Statkraft har vært og er i en prosess med vekst og endring, dette var sentrale drivere som synliggjorde behovet for å skape en bedre og mer standardisert onboarding-prosess.
Vi brukte veldig mye tid og investeringer på å ta imot rekordmange nye medarbeidere, men vi investerte ikke like mye i å sikre at de hadde en god onboardingopplevelse for å forberede dem på å utvikle seg og vokse i Statkraft. Da vi startet dette prosjektet ønsket vi opprinnelig å skape en "wow"-opplevelse, men reviderte den senere til "flott". Vi ønsket ikke å sette ambisjonene våre alt for høyt med tanke på at vi startet på et grunnleggende nivå.
Det kan være fristende å strekke seg etter stjernene, men det betyr også større fallhøyde, så dette var nøkkelen til å identifisere hva som ville bli vår MVP (minimal viable product) og hva som ville være den ideelle målstreken for prosjektet.

- Vi gikk også i gang med innhenting av data, vi ønsket å være sikre på at hypotesene våre faktisk var riktige og at vi ikke hoppet direkte til løsningen uten å forstå problemet og behovet. Denne måten å jobbe på sikret oss at sluttproduktet ble riktige basert på å løse de største utfordringene, noe som hjalp enormt da vi skulle selge inn dette til interessenter og iverksette endringsledelse, sier Kate Aunaas Ingram.

- Implementering av nye systemer kan være krevende, hvordan har dette blitt mottatt i organisasjonen?

- Vi har ikke gått live med teknologien ennå. Tidligere erfaring har vist at er det viktig at vi ikke bare annonserer et nytt system på Go Live-dagen, slipper en instruksjonsvideo og forventer at alle bare begynner å bruke det. Nye systemer representerer en helt ny måte å jobbe på, så vi måtte på et tidlig tidspunkt sørge for god kommunikasjon og støtte til endringsledelse og forhåndsimplementering under og etter prosessen. Vi forventet også at det ble litt kaos i starten mens folk tilpasser seg en ny måte å jobbe på – noen vil elske det, andre vil fortsette slik de pleide å gjøre det. Og for enkelte vil det ta tid før de ser fordelene, så vi må støtte dem gjennom den tøffe fasen til de kommer frem til "endringsfasen", sier Ingram.

- Hvem har ansvaret for gjennomføringen av onboardingreisen og oppfølgingen av den nyansatte?

- Det deles mellom ulike team underveis. Teamet mitt er prosesseier globalt i Statkraft, men det er Talent Attraction team som er ansvarlig for kandidaten frem til de signerer kontrakten. Etter signeringen er det den lokale HRBP (HR Business Partner) og leder som er de viktigste støttespillerne under pre-boardingen. Når den første dagen kommer, er det lederen og en "Buddy", en som jobber i samme team eller område, som skal være en støtte gjennom onboardingprosessen, denne buddyen er også involvert med lokale HRBPer i bakgrunnen, sier Ingram.

- Hva har HR sin rolle vært i prosessen og hva vil den være deres rolle være fremover?

- Det vi streber etter er å redusere det administrative for alle involverte. Vi ser at både tiden til ledere og HR Business Partner kan bli brukt på en bedre måte fremover, de skal slippe å huske at et dokument skal sendes på e-post. Alt det administrative skal automatiseres og utløses via en skreddersydd portal. Vår ambisjon er å redusere e-post så mye som mulig i onboardingsprosessen og gjøre det til en enkel, smertefri og morsom opplevelse, avslutter Kate Aunaas Ingram.

Les mer om Onboardingkonferansen 2023 og se program og påmelding her.

Les mer om Onboardingkonferansen 2023 Live stram og se program og påmelding her.