Strukturert onboarding som skaper verdi til organisasjonen
Å beholde og tiltrekke nye ansatte – og ledere, er noe av det mest utfordrende virksomhetene og HR-avdelingen står overfor i dag. Da vil det være helt avgjørende at de har en strukturert og profesjonell tilnærming til onboarding.
Christian Harpelund er utdannet organisasjonspsykolog og har jobbet med organisasjonsutvikling og ledelse siden 1997. Han er dessuten spesialist i læringsdesign og har jobbet med onboarding i over ti år. Noe av utfordringen han har sett er at mange bedrifter har ikke profesjonelle onboarding-prosesser. De bruker gjerne en sjekkliste til onboarding, men strukturert onboarding er mer enn det og kan gi store verdier til en kultur og organisasjon.
Fokus på kandidaten sin opplevelse
Det var i 2014 at Harpelund ble invitert til å hjelpe et rekrutteringsfirma med å designe onboarding for kandidater. De hadde gått ut med en garanti til kundene sine, om at dersom de ikke lyktes med å beholde kandidaten i minst seks måneder, ville kunden få pengene sine tilbake.
– Da så vi nærmere på hva som egentlig skjer med kandidaten i en onboardingprosess. Hva gjør vi egentlig med folk etter at vi har funnet den perfekte matchen mellom kunde og kandidat?
– Vi utviklet en modell for profesjonell onboardingprosess. Dette oppsummerte vi i boken Onboarding- getting new hires off to a flying start, som gir et rammeverk for organisering av onboarding. Høydepunktet i dette rammeverket er fokuset på kandidaten sin opplevelse. Hvem er denne personen vi ansetter og som skal tas imot?
– Mange bedrifter bruker sjekklister som skal sikre ensidig informasjon til kandidaten, med fokus på hvordan arbeidsgiver vil ha det, men vi kan ikke bare ha fokus på hva bedriften vil si noe om. Det er for lite fokus på kandidatens perspektiver, ambisjoner og emosjonelle erfaring med prosessen.
– Rammeverket vårt snur dette rundt. Onboarding handler om å se på den emosjonelle opplevelsen hos kandidaten: «Føler jeg meg onboardet?» Hvordan skaper vi opplevelsen av å være onboardet?
– Her er det seks dimensjoner vi kommer innom: Hvordan onboardes kandidaten til kulturen? Til regler og rutiner? Til de profesjonelle nettverkene i virksomheten og deres relasjoner? Til team-samarbeid? Kompetanse og kompetanseutvikling? Hvordan sikrer vi at kandidaten kommer hurtig i gang med å prestere, og hvordan sikrer vi at personen lykkes?
Profesjonell onboarding stiller krav til en onboarding som er givende og meningsfull for kandidaten.
Onboarding av ledere
Den siste tiden har Harpelund jobbet mer med onboarding av ledere. Dette vil han snakke om på Onboardingkonferansen 29. november i Oslo.
– Vi bruker mye data til å designe prosesser for onboarding av ledere. Fallgruver og behov varierer fra bransje til bransje, og case til case, men mye vil sannsynligvis også være likt for ledere.
– Noen gjør det bedre enn andre. Det handler mye om lederskapskultur. Noen har fanget opp hva som skal til for å lykkes og formulert hva som forventes av lederen. De har ofte god kommunikasjon og avstemmer forventninger.
Noen utfordringer og fallgruver går igjen. For eksempel at forventninger ikke avklares ordentlig, eller at det ikke er tydelig kommunisert eller planlagt hvem som er involvert i onboardingen, hvem som gjør hva.
– Det er ganske interessant at lederen til den nye lederen ofte ikke er involvert. HR kan si at de er tilgjengelige hvis det er noe, men ofte blir nye ledere bare overlatt til seg selv. Ansatte er ofte gode på onboarding, men det kan også virke litt merkelig at bare ansatte skal onboarde sin nye sjef.
– Ledere står ofte i den paradoksale situasjon, at de både skal lære organisasjonen å kjenne, og på samme tid representere den. Ledere er ofte under observasjon og alle følger med på hvordan de klarer seg. På den måten har vi ikke «spilt lederne gode». Hvis vi derimot har forberedt lederne godt tidlig, har vi skapt bedre betingelser for å matche de uuttalte forventningene de møter, sier Harpelund.
Han viser til eksempler der forventninger ikke blir godt nok avklart og kan medføre utfordringer i onboardingen. For eksempel vet han om sykepleiere som søkte lederjobb for å jobbe med utvikling av mennesker, men må jobbe langt mer administrativt enn de trodde da de takket ja til stillingen.
– Jobben med å avklare gjensidige forventninger er en viktig del av prosessen med onboarding. Med bedre iscenesettelse fra HR kan de tilrettelegge for nye ledere mer effektivt. En annen ting er spørsmålet om hva onboarding handler om? Hva skal vi tilby? Hvem er best til å ta del i onboardingen? Det er viktig å utvikle standarder for hvem som gjør hva. Det er viktig å trene de som skal hjelpe lederen, og det er viktig å ikke gjøre alt på en gang, men porsjonere ting ut over en viss periode. Snakk sammen om hvordan dere vil jobbe sammen og bli godt kjent med alle nye ansatte. Kolleger og kollegastøtte på ledelsesplan er veldig viktig gjennom hele prosessen med onboarding, avslutter Harpelund.
I 2014 startet Christian sitt onboarding-arbeid. Et arbeid som har resultert i flere utgivelser, blant annet boken: Onboarding Flyvende fra start (2016); utviklingen av et rammeverktøy for onboardingdesign; en onboardingutdanning for HR-konsulenter; en målestandard for kvaliteten på onboarding; en digital plattform for å støtte onboarding; og en rekke kreative spill- og verktøy for å skape de beste onboardingopplevelsene for nye medarbeidere og ledere.
Er du ikke medlem?
50 % avslag på medlemskap ut året!
Som medlem får du medlemspris på konferansen. Og tilgang til en rekke andre fordeler som du kan dra nytte av i jobben din. Se medlemsfordelene og hvordan du melder deg inn.
Flere artikler
