Proaktivitet er avgjørende i en omstillingstid…

Omstilling med større nedbemanninger er langvarige, ressurskrevende og ofte undervurdert i forhold til tiden som trenges til planlegging og de konsekvenser slike omstillinger har – både ut fra et økonomisk, menneskelig og organisatorisk perspektiv.

Selv om en omstillingsprosess med nedbemanning ofte er en av de mest komplekse og krevende prosesser en virksomhet kan begi seg ut i, skjer det ofte at det er for kort tid fra beslutning til gjennomføring. Dette betyr at tiden ledelsen og HR har til å planlegge prosessen ofte er veldig kort, og følgelig risikoen for å begå feil stor.

Feil kan få omfattende alvorlige konsekvenser!

Oppsigelser som gripes feil an kan få omfattende alvorlige konsekvenser på alle nivåer i organisasjonen:

• For lederne:
  Ledere som begår feil i denne prosessen risikerer å miste troverdighet ovenfor medarbeidere som skal bli. Om lederne ikke har kompetanse til å gjennomføre en oppsigelsessamtale, og om det ikke finnes prosedyrer for dette i forkant, er det overhengende risiko for at lederne begår feil.
• For de oppsagte medarbeidere:
  Ofte er det metoden som blir brukt og måten oppsigelsen skjer på som oppsagte medarbeidere opplever frustrerende, og som er vanskelig å legge bak seg. Om virksomheten ikke evner å gi en oppsagt medarbeider opplevelsen av en velbegrunnet og anstendig oppsigelse, kan det være vanskelig for medarbeideren å komme videre
• For de medarbeidere, som skal bli:
  Når en virksomhet er i omstilling oppstår det ofte - og især ved større oppsigelsesrunder - bekymring og uro blant medarbeidere som skal bli. Denne bekymringen og uroen forsterkes kraftig hvis oppsigelsesprosessen ikke håndteres i overenstemmelse med de verdier som ligger til grunn for virksomhetens personalpolitikk.
• For virksomheten:
  En siste og meget alvorlig konsekvens av en feilaktig eller manglende offisiell nedbemanningspolitikk, er at den kan føre til unødvendige forlik og rettssaker. Det i seg selv kan koste både mange penger og tid. Nesten verre er det at virksomheten risikerer at kjernemedarbeiderne slutter, og det kan bli vanskelig å tiltrekke seg den kompetansen de trenger på grunn av dårlig rykte.
  Produktiviteten og kundene kan også forventes å bli negativt påvirket av en omstillingsprosess som ikke er tilstrekkelig forberedt med de feil dette medfører. Usikkerhet og dårlig stemning får raskt en negativ effekt på motivasjonen. Samtidig flyttes noe av fokuset fra oppgaver og kunder til det som foregår internt i organisasjonen, akkurat som sykefraværet stiger.

Hvordan kan HR bidra til at virksomheten unngår kostnadskrevende feil ved større oppsigelsesrunder?

Når du jobber med HR kan du først og fremdeles sørge for at virksomheten er best mulig rustet for «hvis det utenkelige skulle skje». Det vil si at du kan sikre at en nedbemanningspolitikk er formulert og at det ligger en dreiebok klar i skuffen før, det treffes beslutning om å iverksette et større antall oppsigelser. Da er virksomheten mindre sårbar ovenfor krav om rask gjennomføring og risikoen for feil reduseres betydelig, og dermed bidrar til at virksomheten sparer mange penger.

Nedbemanningspolitikk

En nedbemanningspolitikk beskriver hvilke verdier og retningslinjer virksomheten vil følge ved oppsigelse av medarbeidere. Den bør gjelde ved så vel oppsigelse av enkelt medarbeidere som ved større personalreduksjoner.

Virksomhetens medarbeidersyn blir vurdert igjennom hele ansettelsesforløpet, fra stillingsannonse til det første ansettelsesintervju og til den siste dag i oppsigelsesperioden. Det må også sikres at de verdier som er gjeldende i den øvrige del av personalpolitikken, som for eksempel å tiltrekke, fastholde og utvikle medarbeidere, også er gjeldende ved avvikling av medarbeidere.

Om man er en global virksomhet bør politikken også sikre at oppsigelsene håndteres ensartet på tvers av landegrenser.

Nedbemanning er en langvarig affære….

Større oppsigelsesrunder er prosesser som tar lang tid. I prinsippet starter prosessen når de første informasjoner om oppsigelser offentliggjøres – ja, ofte før – fordi rykter ofte går forut for en slik offentliggjørelse. Prosessen slutter formelt når de oppsagte medarbeidere har forlatt virksomheten, og medarbeidere som skal bli har funnet sin plass i den nye organisasjon.

Selv når den nye organisasjonen er på plass, må virksomheten være forsiktig med for raskt å oppfatte prosessen som fullstendig avsluttet. Uformelt vil prosessens avslutning ha en vesentlig lengere tidshorisont, dette fordi store personalreduksjoner ofte blir en del av medarbeidernes mentale oppfatning av virksomheten i lang tid fremover. Derfor er det viktig å få en organisatorisk aksept for det som skal skje i en nedbemanningsprosess. Dette kan for eksempel skje ved å ha en tett, godt og tillitsfullt forhold til arbeidstakerrepresentanter og fagforeninger, samt involvere dem så mye som mulig i utformingen av virksomhetens nedbemanningspolitikk.

Hvordan planlegge en større nedbemanningsprosess som ennå ikke er besluttet?

Det er ikke alt som kan planlegges på forhånd, spesielt ikke når beslutning om nedbemanning ennå ikke er tatt. Men som HR bør du i det minste sikre deg at du selv har kompetansene til å være driver i en slik prosess. Du bør også sikre at lederne i organisasjonen er rustet til å gjennomføre en nedbemanningsprosess. Du må også utarbeide en «sjekkliste» med alt virksomheten må forholde seg til når den begynner å overveie større nedbemanninger. Blant de ting, som bør stå på listen her er blant annet:

• Hvor mange skal sies opp?
• Jussen – Arbeidsmiljøloven
• Forhandling med fagforeninger
• Naturlig avgang
• Hvilke medarbeidere skal sies opp?
• Ansettelsesavtaler mv
• Lederorientering om oppsigelsessamtalen – evt. kompetansehevning i håndtering av vanskelige samtaler
• Hva er de berørte medarbeideres situasjon etter oppsigelsene?
• Håndtering globalt
• Intern informasjon
• Pressehåndtering
• Utarbeidelse av gjennomføringsplan