Er du «ferdig» med implementering av onboarding så er du ferdig...

En velstrukturert onboardingprosess har vist seg å øke medarbeidernes engasjement, produktivitet og jobbtilfredshet, samtidig som den bidrar til å redusere turnover og tiden det tar for nye ansatte å bli produktive.

I en undersøkelse gjennomført av HR Norge, i forbindelse med Rekrutteringsdagen, spurte vi om hva virksomhetene gjør for å beholde ansatte over tid. Øverst på listen kom «forbedre lærings- og utviklingsmulighet» (79 prosent) og som deretter «forbedre introduksjon- og onboarding» (49 prosent). På en fjerdeplass kom «bedre linjeleders ferdigheter innen personalledelse» 43 prosent.

Onboarding og ledelse er høyt på listen, men hvordan står det til når det kommer til praktisk gjennomføring?

Resultatene fra HR Norge siste Onboardingundersøkelse, med tall fra 2023, ga et litt nyansert bilde, og viser oss at vi fremdeles har et stykke å gå både med henhold til ressursinnsats og kvalitet i gjennomføringen.

Hva er onboarding og hvorfor er dette viktig?

Onboarding omfatter alle aktiviteter og prosesser som hjelper nye medarbeidere til å bli integrert i organisasjonen. Dette inkluderer alt fra praktiske forhold som tilgang til systemer og utstyr, til kulturell integrasjon og forståelse av bedriftens verdier og mål.

God onboarding leder til blant annet til mer fornøyde medarbeidere med bedre holdninger, større selvsikkerhet og rolleklarhet, følelse av aksept og høyere jobbtilfredshet og organisasjonsforpliktelse. Engasjerte medarbeidere leder igjen til bedre prestasjoner, forbedret sikkerhetsatferd og lavere turnover.

Professor Talya N. Bauers forskning innen onboarding har identifisert et rammeverk kjent som "De 6 C-er" som representerer kritiske elementer som understøtter en effektiv onboardingprosess:

Compliance (Regler og rutiner)

Dette er det mest grunnleggende nivået som handler om å lære opp nye ansatte i grunnleggende juridiske og policy-relaterte regler og forskrifter:

• Gjennomgang av personalreglement
• Opplæring i HMS-rutiner
• Introduksjon til relevante lover og forskrifter for bransjen
• Signering av nødvendige dokumenter

Clarification (Klargjøring)

Sikrer at medarbeidere forstår sin rolle og forventningene knyttet til den:

• Detaljert gjennomgang av rollen
• Klare forventningsavklaringer
• Definerte mål og KPI-er
• Tydeliggjøring av ansvar og beslutningsmyndighet

Confidence (Bygge mestringsfølelse)

Bygger den nye ansattes tro på egen kompetanse og evne til å lykkes:

• Tidlige suksessopplevelser gjennom oppnåelige mål
• Positiv tilbakemelding og anerkjennelse
• Gradvis økende ansvar
• Støtte og veiledning i utfordrende situasjoner

Connection (Hjelp til nettverk)

Fokuserer på å bygge mellommenneskelige relasjoner og informasjonsnettverk:

• Fadder- eller mentorordninger
• Sosiale arrangementer med teamet
• Nettverkskart over nøkkelpersoner
• Regelmessige 1-til-1 møter med leder og kolleger

Culture (Kultur)

Hjelper nye ansatte med å forstå organisasjonens normer, verdier og uskrevne regler:

• Historier som illustrerer bedriftens verdier
• Diskusjoner om bedriftskultur og "hvordan vi gjør ting her"
• Deltakelse i rituelle eller symbolske aktiviteter
• Introduksjon til organisasjonens språk og sjargong

Check-back (Oppfølging)

Systematisk evaluering og justering av onboardingprosessen:

• Regelmessige oppfølgingssamtaler
• Formelle og uformelle evalueringer
• Tilbakemeldingsmekanismer
• Justere prosessen basert på erfaringer

Forskning viser at fordelingen blant virksomheter (små og store) på de ulike nivå er:

• Passiv onboarding rundt 30 prosent
• Onboarding med høyt potensiale rundt 50 prosent
• Proaktiv onboarding 12 prosent

I vår Onboardingundersøkelse med tall fra både 2023 og 2021 ser vi at nivået i Norge samlet sett ligger på «onboarding med høyt potensiale» så her er det fremdeles godt rom for forbedringer.

Hvordan kan vi anvende de 6 C-er i onboardingprosessen?

Her gir vi noen korte eksempler på anvendelse av de 6 C-er i onboardingprosessen som kan være til inspirasjon i arbeidet med onboarding i din virksomhet.

Før første arbeidsdag

• Regler og rutiner: Send relevante dokumenter for gjennomlesning og signering
• Klargjøring: Del detaljert stillingsbeskrivelse og forventninger
• Hjelp til nettverk: Send velkomstmelding fra teamet og sette opp møter med relevante personer

Første arbeidsdag

• Regler og rutiner: Gjennomgang av nøkkelkort, IT-systemer og sikkerhet
• Kultur: Omvisning i lokaler med fokus på bedriftshistorie
• Hjelp til nettverk: Lunsj med nærmeste kolleger og introduksjon til fadder

Første uke

• Klargjøre: Dyptgående gjennomgang av arbeidsoppgaver og mål
• Kultur: Workshops om organisasjonens verdier og visjon
• Bygge mestringsfølelse: Planlegging av første mindre prosjekter med høy suksessrate

Første måned til 90 dager

• Hjelp til nettverk: Integrering i tverrfaglige prosjekter og nettverk
• Bygge mestringsfølelse: Gradvis utvidelse av ansvarsområder
• Oppfølging: Formaliserte oppfølgingssamtaler og justeringer

Hvor lang varighet bør onboardingprogrammene ha?

Varigheten av onboardingprogrammer vil variere mye basert på virksomhet, kompleksitet i roller osv. Våre tall viser at 32 prosent av respondentene avslutter onboardingen etter 3 måneder og ytterligere 50 prosent av respondentene avslutter onboardingen er 6 måneder. Kun 18% har onboardingprogram som strekker seg utover 6 måneder. På spørsmål om hvorlangt tid det tar for en gjennomsnittlig nyansatt for å beherske jobben fullt ut, så svarer 63 prosent at det tar mer enn 6 måneder.

Dette kan tyde på at programmene er for sterkt knyttet opp mot de juridiske sidene ved arbeidsforholdet og prøvetiden. Gapet mellom varigheten av onboarding og tid til å meste jobben fullt ut leder til økte kostnader og tapt produktivitet for virksomhetene.

Den nyansatte kan lett bli sittende igjen med en «synk eller svøm»-følelse som kan lede til uønsket turnover. Systematisk satsning på å bygge mestringsfølelse, hjelp til nettverk og kultur kan bidra til å redusere den tiden det tar for å beherske jobben fullt ut.

Hvilke digitale verktøy kan anvendes for å støtte de 6 C-er?

Teknologi kan effektivisere implementeringen av de 6 C-er:

• Regler og rutiner: Digitale signaturløsninger og e-læringsmoduler for obligatorisk opplæring
• Klargjøre: Interaktive rollebeskrivelser og målstyringssystemer
• Bygge mestringsfølelse: Gamification-elementer som anerkjenner fremgang
• Hjelpe til nettverk: Digitale plattformer for nettverksbygging og kommunikasjon
• Kultur: Virtuell kultur-onboarding gjennom videointervjuer med nøkkelpersoner
• Oppfølging: Automatiserte pulsmålinger og tilbakemeldingsløsninger

Hvordan kan vi måle effektivitet i onboardingprosessen gjennom de 6 C-er?

For å sikre kontinuerlig forbedring kan Bauers rammeverk brukes som måleparametere:

• Regler og rutiner: Fullføringsgrad av obligatorisk opplæring
• Klargjøre: I hvilken grad nye ansatte forstår sine roller (målt gjennom spørreundersøkelser eller samtaler)
• Bygge mestringsfølelse: Selvrapportert mestringstro og lederens vurdering
• Kultur: Kulturell tilpasning og etterlevelse av verdier
• Hjelp til nettverk: Størrelse og kvalitet på den nye ansattes nettverk
• Oppfølging: Implementerte forbedringer basert på tilbakemeldinger

Tips for gode onboardingprogrammer

Kilde: Onboarding – Målrettet innsats gir resultater, HR Norge 2024