Får du gjennomslag for dine HR-initiativ?

Forankring og støtte er avgjørende

Du vet at støtte fra dine kolleger i ledergruppen er helt avgjørende når det dreier seg om investering i prosesser og systemer. Dersom de andre lederne ikke ser verdien av ditt forslag, hjelper det ikke hvor entusiastisk du enn er. Akkurat som den som ikke har vondt noe sted, ikke ser poenget med å bruke penger på medisiner!

Kampen om investeringsmidlene
Forslag til investeringer i virksomhetens humankapital gjøres ofte på basis av kvalitative argumenter og en sterk tro på forretningsmessig effekt. Noen ganger er ikke det tilstrekkelig som beslutningsunderlag, særlig når det er kamp om investeringsmidlene. Da vinner de initiativene som er best underbygd, med konkret resultateffekt, risikohåndtering og interessant kost/nytte-forhold.

Snakke ledelsens språk

Derfor må vi lage et solid og velfundert beslutningsunderlag som inneholder beregning av kostnader og nytteeffekter av tiltaket. Vi må snakke om investeringen i et språk som toppledelsen, inkl. økonomidirektør kjenner. Et godt forberedt underlag sikrer at ledergruppen kan ta en beslutning som oppleves både som gjennomtenkt og smart.

7-punkts beslutningsunderlag
Vanlige feil er at forslag til løsning ikke har en klar kobling til virksomhetens problemstillinger og utfordringer. Ofte er det mangelfull sammenheng med overordnede mål og virksomhetsstrategi. Dermed fremstår hensikten som uklar for lederne.

Dersom investeringsforslaget er uten risikovurdering, kjenner man ikke til hva som kan forventes av problemer underveis. Og uten en kost-/nytte-analyse er det også usikkert hvorvidt det vil være lønnsomt å gjennomføre aktiviteten.

Her er min oppskrift på et godt underlag:

1: Dagens situasjon: Hva må forbedres? Hva er konsekvensene av å ikke gjøre noe?

2: Hensikten med initiativet

3: Løsningsbeskrivelse

4: Kost/nytte-beregning

5: Prosjektplan

6: Risikobetraktninger

7: Konklusjon og anbefaling

Innvendinger er vanlig

Å få innvendinger mot et forslag er en naturlig del av en beslutningsprosess. Disse vil variere avhengig av hva forslaget dreier seg om. Som HR-ansvarlig mener du for eksempel at implementering av et IT-system for HR-prosesser vil gi verdi i din organisasjon. Men du møter motargumenter fra andre ledere.

Her er eksempler på noen vanlige innvendinger knyttet til et slikt forslag:

1: Dagens manuelle, papirbaserte opplegg fungerer greit nok.
2: Vi trenger ikke flere systemer, men bedre prosesser og bedre trente ledere.
3: Vi må først utvikle våre prosesser før vi implementerer et IT-system.
4: Implementering av et IT-system er komplisert og krevende.
5: Det koster for mye.
6: Vi har for mange andre prosjekter.
7: Organisasjonen er ikke moden for dette.

Håndterer du motstand?

Måten du håndterer innvendingene på, er avgjørende for om du får støtte.

Du har tre valg når noen er uenig med deg:

- Gi opp
- Fortelle dem at de tar feil
- Lytte

I noen tilfeller vil motstanden være så massiv at alternativ 1 er det mest fornuftige. Alternativ 2 er normalt ikke å anbefale. Velger du alternativ 3 bør du gå frem på følgende måte:

- Anerkjenn det opplevde problemet
– Forstå årsaken til problemet
– Forklar løsningen på problemet

Vanlige årsaker til innvendinger mot HR-initiativ er ofte de samme, om initiativet er et nytt lederutviklingsprogram, et nytt kompetansetiltak eller en ny IT-løsning for HR-prosesser: Her er noen:

Opplever ikke at prosessen/tiltaket er viktig

Har dårlig erfaring med implementering av tilsvarende tiltak/systemer

Synes at organisasjonen har for mange HR-tiltak/systemer i gang

Tror det vil bli komplisert å implementere

Er redd for at det blir for dyrt

Er redd for at det vil ta for mye tid

Er redd for at det vil legge beslag på for mange ressurser

Ser ikke nytteverdien av tiltaket/systemet

Det er avgjørende å være forberedt på hvordan du skal kommunisere for å vise anerkjennelse for det opplevde problemet, få forståelse for årsaken til det og skissere en løsning. Hvilke spørsmål du skal stille og hva du skal si vil variere avhengig av forslagets innhold. Din evne til å kommunisere på en god måte i denne delen av prosessen er sentral. Det viktigste du kan gjøre, er å vise hvilken nytteverdi forslaget vil ha. Det er det som er nøkkelen og som til syvende og sist vil være avgjørende for beslutningen.