HR-analyse med blanke ark, fargestifter og dumme spørsmål

Med sin bakgrunn både fra offentlig og privat sektor, har Craig Scriven en lang karriére i HR bak seg. Han er i dag Head of Human Resources i Kier Group, et selskap i entreprenør og eiendom med 22.000 ansatte.

— Jeg har en veldig interessant bakgrunn, sier han.

— Det syns jeg i hvert fall selv. Jeg har havnet i en slags nisje.

I karriéren har han vært innom både privat og offentlig sektor. Det lengste strekket på LinkedIn-profilen hans er ulike jobber i kommunal sektor og bydelsadministrasjon.

I fjor ble han utnevnt til HR Practioner of the Year av HR Norges britiske søsterorganisasjon CIPD.

En rød tråd gjennom Scrivens karriére har vært analyse.

— Hele denne tiden har jeg vært opptatt av data og hvordan det kan brukes på en god måte for å styrke HR-leveransene. De første årene var alt på papir, men i de to siste jobbene har alt vært elektronisk, sier han.

Men han er fremdeles en papirmann, og når analysene skal bearbeides finner han fram blanke ark og fargestifter.

— Jeg bruker gjerne iPad'en min når jeg forbereder meg, men jeg er en tradisjonalist som liker papir, skisser og bilder. Det er det viktigste verktøyet når jeg jobber frem de endelige analysene våre.

I november skal han lære norske HR-folk hvordan de kan skape verdier for selskapet gjennom enkle analyser av store datamengder.

— Opprinnelig skulle jeg bare gjøre en presentasjon, men jeg er glad for at jeg nå får sjansen til å møte folk og jobbe praktisk med dem, forteller Scriven i et Skype-intervju med HR Norge.

Han tar med seg en stor database med desensitivisert materiale som deltagerne på workshop'en på HR Forum 2015 kan bryne seg på.

— Vi skal jobbe med disse dataene for å finne ut hva vi kan bruke det til. Det er mye å lære både ved å se på individuelle data og ved å se det store bildet.

De tre spørsmålene han vil hjelpe deltakerne med å finne svarene på er:

• Hva kan vi lære av disse dataene?
• Hvordan kan vi ta dette videre inn i organisasjonen?
• Hva slags beslutninger anbefaler vi på grunnlag av våre funn?

— Vi kommer til å ta utgangspunkt i data som viser graden av engasjement blant de ansatte. Deretter kobler vi det mot sykefravær, turnover, disiplin og annet som ligger i databasene. Et av spørsmålene som da vil komme opp, er hva man skal starte med.

Han sier at han selv oftest velger å starte med engasjement, fordi det også vil løfte de andre faktorene.

— Men et annet selskap har kanskje stort sykefravær og vil ønske å legge innsatsen inn på å få det ned. Hvordan vi skal se disse dataene og hvilken lærdom vi kan trekke av dem er blant det vi skal diskutere i denne gruppen.

Han avmystifiserer prosessen, og understreker sterkt at 'big data' ikke bare er for de store virksomhetene.

— Tvert imot, det er både morsommere og enklere å påvirke i mindre organisasjoner, sier han. — I store virksomheter har de ofte nesten for mye data, og det er lett å havne i diskusjoner med lederne om hvorvidt dataene egentlig er valide.

— Big data er ganske skremmende for mange HR-folk. Må man være en 'geek' for å delta på denne workshop'en?

— Nei, på ingen måte. Den viktigste egenskapen du trenger for å nyttiggjøre deg dette er evnen til å stille dumme spørsmål, svarer han. — Big data er dessverre blitt et område fullt av buzzwords og terminologi som egentlig ikke har noe innhold. Å nyttiggjøre seg dette fagfeltet handler først og fremst om å se det store bildet, og forstå hvilke spørsmål du skal stille til dataene.

Han har definert syv områder hvor HR-analyse kan være nyttig.

1. Organisasjonsdesign: spesifikt organisasjonslag og lederes innflytelsesfære.
2. Organisasjonsutvikling: Hvilken kompetanse finnes i virksomheten, og hva forteller dataene bak kompetansen deg om planlegging av rekrutteringstiltak på kort og lang sikt.
3. Rekruttering og talenstyring: Hvor mye tid går med til rekruttering, hvor ofte, hvor gode er du på å beholde de ansatte. Hvilket talentpotensial finnes i virksomhet og hvordan presterer de ansatte i dag?
4. Engasjement: Medarbeiderundersøkelser som måler trivsel og engasjement med koblinger mot data fra avgangsintervjuer.
5. Ansatterelasjoner: Oppmøte, sykefravær og livssituasjon.
6. Læring og utvikling: I slekt med organisasjonsutvikling, men med fokus på individuell vekst i motsetning til virksomhetens vekst. Analyse med fokus på hvordan inviduelle styrker og talenter kan bidra til verdiskapning.
7. Tjenesteleveranser og informasjon: Tjenestenivåbeskrivelser, kvalitetskontroll og -analyse.

— Deltagerne på workshop'en får med seg en mal for HR-analyse som hjelper deg å forstå hva dataene betyr. Handler det om ledelse? For høye eller lave lønninger? Sykefravær? Engasjement? Dagen vil gi deg en virkelig god innsikt i hva dataene egentlig forteller og hvordan du tolker dine funn, sier Scriven.

— Har du, avslutningsvis, en suksesshistorie du kan dele med oss?

— Å ja! I den forrige jobben min startet vi en reise for to år siden knyttet til bemanningsplaner. Vi så på flere ting, blant annet tilfredshet, kompetanse og turnover. Jeg stilte de dumme spørsmålene, som hvor trenger vi å være og hva trenger vi som organisasjon for å komme dit? Med analysene som bakteppe kunne jeg gå til toppledelsen og si at 'dette er hva vi har, og dette er det vi trenger, og gapet mellom de to ser slik ut - hvordan skal vi fylle tomrommet for å skape den virksomheten vi ønsker å være i fremtiden?'

—Et nøkkelfunn i denne analysen var at de som ble regnet som 'talenter' også var de mest engasjerte. Det vi gjorde var å jobbe med opplevelsen den enkelte har av sin egen kompetanse. Ved å hjelpe de ansatte til å seg seg selv som 'talenter', ønsket vi å øke engasjementet.

Det virket.

— Da jeg sluttet var skåren på engasjement betydelig høyere og turnover var redusert. Det ga oss konkrete og håndfaste bevis på at det arbeidet vi gjorde påvirket forretningen på en positiv måte.

Fotokreditering

Illustrasjonsbildet øverst er basert på Crayons av IDreamLikeCrazy (Flickr Creative Commons-lisens)