HR Norges rekrutteringsekspert: HR mangler folkeskikk

"Kundetilfredshet starter med kandidattilfredshet", fastslo HR Norges rekrutteringsekspert Sven Kinden Iversen og Stine Fjell, styremedlem i HR Norge, i artikkelen "Skaper du ambassadører i rekrutteringsprosessen?" i høst.

I artikkelen reflekterte de to over hvordan rekrutteringsprosesser oppleves av kandidatene.

-- Gode kandidatopplevelser betyr mye for virksomhetens employer brand og kandidatenes engasjement for virksomheten, sier Sven Iversen.

En undersøkelse gjennomført av konsulentselskapene Magneta og Lars Digerud Consulting gir noen svar. Hans Petter Stub i Magneta sier at "Kandidatopplevelsen 2014", som er undersøkelsens navn, avdekker både kandidatenes opplevelse av prosessen og hvilke konsekvenser misnøyen har.

Undersøkelsen spurte tre grupper kandidater:

• A. De som ikke innkalles til intervju, men avvises basert på søknaden (direkte avslag)
• B. De som er inne til intervju, og deretter får avslag
• C. De som fikk jobben og begynte i den aktuelle stillingen

Mangler folkeskikk

-- Et av de mest oppsiktsvekkende funnene er at 32 prosent av søkerne som fikk direkte avslag aldri mottok et formelt avslag på søknaden, sier Hans Petter Stub.

Og det er her Sven Iversen reagerer: -- Dette er helt hårreisende og svært respektløst overfor søkerne, sier han.

-- Jeg vil gå så langt som til å si at det avdekker manglende folkeskikk hos rekruttererne.

Iversen er fagansvarlig i HR Norge, med blant annet rekruttering som et av sine ansvarsområder.

-- Selv søkere som ikke møter kravene i stillingsbeskrivelsen skal ha en formell tilbakemelding på at de ikke er med i den videre prosessen. Når dette ikke skjer viser det at "alminnelig folkeskikk" ikke er så "alminnelig" som man skulle tro, selv i HR, tordner han.

"Alminnelig folkeskikk" er ikke så "alminnelig" som man skulle tro, selv i HR.

Én ting er at dette ikke inngir respekt for HRs dannelsesnivå. Noe helt annet er det at dette slår sterkt tilbake på virksomhetene.

-- Den oppfatningen disse kandidatene får farger inntrykket de har av virksomheten i fremtiden. Ofte er venner og kjente en kanal for å finne jobb. Virksomheter som ikke håndterer kandidatene på en god måte risikerer at fremtidige aktuelle kandidater lar være å søke basert på egen eller venners erfaring, sier Iversen.

Hans råd er at kandidater får beskjed så snart de er ute av dansen.

-- I dag har mange virksomheter elektroniske kandidathåndteringssystemer som gjør det enkelt å gi en formell tilbakemelding til kandidatene. Ikke vent til slutten av rekrutteringsprosessen med å gi kandidatene avslag. Er en kandidat uaktuell for stillingen så er det best å gi et avslag så snart dette blir klart, sier han.

Ikke interessert

I gruppen som er på intervju, men ikke får tilbud om stillingen, viser undersøkelsen at 30 prosent mener at rekruttererne ikke viste interesse for dem som person og deres fagkompetanse.

-- Noen rekrutterere vil kanskje unnskylde slike tall med at kandidater som får avslag per definisjon er negativt innstilt, men vi ser at det er en betydelig andel virksomheter som håndterer avslagsprosessen på en god måte, sier Stub.

Også denne gruppen får smake på rekrutteringsfagets manglende folkeskikk. 30 prosent av de som har vært på intervju mottar ikke formelt avslag fra virksomheten.

-- Det fins ingen unnskyldning for dette, sier Iversen. – Å unnlate å gi tilbakemelding til en person som har vært på intervju er ikke bra. Det er også merkelig sett i lys av at mange bruker store ressurser på employer branding. Det er jo akkurat i slike situasjoner kandidatene ser at kartet ikke stemmer med terrenget.

Mange (44%) i denne gruppen er heller ikke fornøyd med intervjuprosessen og kommentarer som "manglende forberedelser til intervjuet, "ustrukturert", "lite konkret" nevnes hyppig.

Dette overrasker ikke HR Norges rekrutteringsekspert:

-- Mitt inntrykk er dessverre at det ustrukturerte intervjuet er mye brukt. Det er vist at dette gir en betydelig lavere prediktiv validitet i forhold til det strukturerte intervjuet.

Vi overselger … og underselger

Blant de som fikk jobben mener 3 av 10 (30 %) at arbeidsgiver har oversolgt jobben.

Men kanskje mer overraskende er at like mange (32%) opplever at arbeidsgiver har undersolgt den.

-- Å love mer i en ansettelsesprosess enn man kan holde når hverdagen setter inn kan virke som en kortsiktig smart strategi, men det kan bli kostbart over tid, sier Iversen.

-- Når den ansatte oppdager at jobben ikke er hva den fremstod som, er ofte konsekvensen at hun slutter, og det er dyrt - mellom en og to årslønner, alt inkludert.

-- I de tilfeller arbeidsgiver har undersolgt rollen, er dette en god plattform for å bygge medarbeiderens engasjement på. I dagens arbeidsmarked rekrutterer vi formelig arbeidstakeren på nytt, hver dag, hver uke og hver måned, sier han.

Medarbeiderengasjement i en rekrutteringskontekst

-- Arbeidet med å etablere og styrke medarbeiderengasjement starter i rekrutteringsprosessen, sier Iversen.

-- Arbeidet starter fra annonseringen av rollen – det å få søkerne til å "føle seg hjemme", via telefonkontakt og e-post kommunikasjon, til intervjuet. Gode rutiner for håndtering av søkere og slik vi fremstår overfor dem påvirker i ytterste konsekvens hvorvidt kandidatene i siste omgang vil takke ja til et eventuelt tilbud om stillingen, sier han og spør:

-- Hvor mange takker nei til tilbud i din virksomhet? Vet du hvorfor? Det kan faktisk være andre årsaker enn at lønnstilbudet ikke var tilfredsstillende. Hvor mange slutter i løpet av første ansettelsesår? Årsakene kan det hende du kan spore røttene til tilbake til kandidatopplevelsen.

Seks råd

Sven Iversen har seks råd til deg som skal rekruttere nye medarbeidere:

1. Skap forutsigbarhet for søkerne gjennom en tydelig kommunisert prosess
2. Bruk prosessen konsistent i din organisasjon
3. Benytt utvalgsmetoder som gir høyest mulig treffsikkerhet
4. Påse at alle ledere og rekrutterere har nødvendig basiskompetanse og trening innen rekruttering
5. Se prosessen fra søkers ståsted, og behandle dem anstendig og respektfullt slik du ville ønsket å bli behandlet selv. Kommunikasjon er et stikkord.
6. Bruker du eksterne rekrutteringsrådgivere så still de samme krav til dem som til dine egne ledere og rekrutterere mht kompetanse og kvalitet.

Hovedfunn fra undersøkelsen 'Kandidatopplevelsen 2014':

• 32 prosent av de som ikke innkalles til intervju får ikke noe formelt avslag.
• Blant de som innkalles til intervju, men ikke får tilbud, rapporterer 30 prosent at de opplever lite interesse fra rekruttererens side. Også i denne gruppen er det hele 30 prosent som aldri får beskjed om at de ikke fikk jobben.
• 30 prosent av de som fikk jobben blir skuffet over innholdet i jobben som viser seg å være annerledes og mindre tilfredsstillende enn det ble fremstilt som. Samtidig sier 32 prosent at de faktisk opplever det motsatte – jobben er mer tilfredsstillende enn de forventet.
• 45 prosent sier at de ikke er fornøyd med intervjuprosessen i de tilfeller arbeidsgiveren brukte eksterne rådgivere i rekrutteringsprosessen.