Håndtering og bruk av ansattes master data

På HR Norges konferanse HR Tech 10. februar kommer Terje Bakken, Manager og Global HR systems and prosecesses i Wallenius Wilhelmsen Logistics (WWL), og forteller om hvordan de bruker ansattes masterdata. WWL holder til i 36 land og har totalt 6500 ansatte, det er 2000 kontoransatte hvorav 73 av disse sitter i Oslo. For å ha god oversikt og korrekte data på sine ansatte har de innført nye prosesser og system for innsamling av masterdata på alle kontoransatte. HR Norge har tatt en prat med Bakken i forkant for å høre litt mer om hvordan de håndterer sine masterdata.

- Hva er ansattes master data i WWL?
- Masterdata er basert på ca. 25 felter vi har definert som nødvendige globale kjernedata og som gjelder for alle kontor ansatte i alle land. Kjernedata er utviklet i samråd med regionene og gjelder for alle 36 land. Eksempel på kjernedata er personalia, tittel, nærmeste pårørende, organisasjonstilhørighet, ansatt-type (kontor eller produksjon), om de har personalansvar eller ikke. I tillegg er det åpnet for å legge til felter for hva som skal rapporteres for lokalt, så noen har 25 felter og andre det dobbelte. Det viktigste er at dette bare skal fungere – så masterdata skal være der, sier Bakken.

- Hvordan samler dere inn data og vedlikeholder dette?
- Det er litt variert, men det er i hovedsak HR lokalt som har ansvaret for- og registrere og vedlikeholde dataene. Enkelte opplysninger som for eksempel telefonnummer og pårørende data kan den ansatte eller leder oppdatere selv. Selv om det er lokal HR som har ansvaret for alle kjernedata, er det litt forskjellig struktur rundt om i verden. I Asia har de eget ressurssenter som fysisk legger inn og vedlikeholder employee master data på vegne av lokal HR. I USA skal det nå testes ut å la linjeleder overta mer ansvar i forhold til det å registrere og oppdatere dataene.
Dette fordi vi ser at HR ofte mangler ressurser fordi de må bruke tid på operative oppgaver ute i felten samt at dette er mer i tråd med en filosofi om at leder skal ta mer ansvar for sine direkte rapporterende også når det gjelder master data. I praksis skjer dette ofte gjennom et samråd/samarbeid mellom leder og HR, men det er leder som «fysisk» gjør endringene i systemet.
Vi har god kvalitet på våre employee masterdata nå og er fornøyde. Den økte datakvaliteten skyldes i hovedsak økt fokus og disiplin iforhold til hvem som vedlikeholder data, ikke så mye om hvilket system man benytter. Fokus og disiplinen kommer gjennom godt dokumenterte prosesser og rutiner og tydelig kommunisering av ansvar, sier Bakken

- Hvorfor er ansattes masterdata viktig i WWL?
- Vi har mange ansatte og hadde store utfordringer med datakvaliteten og datasikkerheten, vi måtte ha både bedre kvalitet i systemet og bedre kontroll. Det viste seg at mennesker som hadde sluttet fremdeles hadde tilgang til virksomhetens mail og intranett. Nå kan lokal HR deaktivere de som har sluttet i HR-systemet så de mister tilganger til mail og intranet med øyeblikkelig virkning.

Et eksempel på bruk er at vi som en del av master data registrerer når noen slutter og hva er årsaken til at de slutter. Så kan vi videre knytte dette opp mot f.eks «Performance data» å finne ut at – vi mister mange «high Performers» i et et land eller en lokasjon og at de tillegg slutter på grunn av lønn eller annen årsak. Dette er informasjon som kan benyttes inn mot strategiske HR diskusjoner og beslutninger, sier Bakken

- Hvordan har dere kommet dit dere er i dag og hva har dere oppnådd?
- Vi startet prosjektet i 2011 og implementerte i 2012 og har foretatt noen justeringer i etterkant. Utgangspunktet var at vi hadde våre masterdata i SAP, men vi brukte ikke SAP til noe annet så det ble for dyrt å fortsette med. Vi foretok en grundig analyse over hva vi ville og hva det skulle brukes til. Dette førte til et tett samarbeid mellom HR og IT som sammen har fått til integrasjonene.

Vi skal ha en ny HR-system/prosess revisjon i 2016, det blir mest justering av det vi allerede har og noe utvikling. Da skal vi blant annet ta for oss både loakal og globale HR-prosesser og se om har vi det vi trenger eller trenger vi noe annet. Veien blir litt til mens vi går, vi har fått mye god brukerkompetanse underveis og har erfart at når vi gjør ting steg for steg - da funker det.

Målet var bedre datakvalitet og høyere sikkerhet, dette har medført færre henvendelser til HR om persondata. I tillegg har vi fått et veldig bra samarbeid med IT og har spart mye penger på en billigere løsning, avslutter Bakken.

Om foredragsholderen
Terje Bakken, Manager og Global HR systems and prosecesses, Wallenius Wilhelmsen Logistics (WWL). Han har tidligere jobbet i IBM og MAS med implementering av HR prosess og systemer, studert HR ved Høyskolen i Sørøst-Norge (HiBV) og har en lang karriere innen HR-systemer bak seg.