Nøkkelen til en god konferanse ligger i forberedelsene

Når Neil Jacobsohn åpner HR Forum 2017 med å snakke om ”den perfekte stormen”, som han kaller den teknologiske sjokkbølgen som alle arbeidsplasser må forholde seg til, er Håvard Berntzen i HR Norge allerede godt i gang med å planlegge neste års HR Forum. Håvard er leder for produktområdet kompetanseutvikling i HR Norge. Det betyr at han blant annet har ansvaret for HR Forum, som har vokst til å bli en av Europas viktigste HR konferanser. Et slikt arrangement krever mere forberedelser enn folk flest tenker på. Alt er nøye planlagt og skal gå som smurt – og hvis noe uforutsett likevel skjer, og det gjør det alltid, skal konferansedeltakerne helst ikke merke det. I de to dagene som konferansene varer er Håvard og teamet hans alltid klar for å gå i beredskapsmodus.

– Det er alltid noe uforutsett som dukker opp. Derfor sørger jeg for at jeg har helt tom kalender et par dager før konferansen starter, forteller han.

– Men vi har en back-up plan for det meste. Hvis noe uforutsett skjer må vi tromme sammen styrkene og løse problemet så raskt vi kan.

Noen ganger har det vært på hengende håret.

– Ja, det er ikke alt vi kan kontrollere, som for eksempel uvær, sykdom og innstilte flyavganger. Ed Lawler, fra University of Southern California som var en av de store stjernene på konferansen i 2011, måtte melde avbud i siste liten på grunn av uvær i USA. Alle flyavganger fra San Francisco var innstilt. Heldigvis klarte en venn av meg i reiselivsbransjen å booke ham om på mirakuløst vis. Han rakk forelesningen med en margin på 17 minutter, forteller Håvard og forteller om flere nær-avlysning-opplevelser. Den svenske employer branding eksperten Anna Dyhre har rekorden. Flyet var forsinket på grunn av snø og tåke på Arlanda.

– Hun kom tre minutter før forelesningen startet og hadde ikke hatt tid til å spise frokost. Vi måtte bare få i henne noe frukt og så bar det rett ut på scenen.

Må treffe målgruppen

Noe av det første som gjøres når et nytt HR Forum planlegges, er å fastsette et tema for konferansen. På årets konferanse skal 26 kunnskapsrike foredragsholder fra inn- og utland snakke rundt temaet ”Digitalisering, bridging skills og ledelse i fremtiden”. Et godt konferansetema skal være interessant for målgruppen og ha en nyhetsverdi. For å finne fram til et relevant tema må HR Norge fange opp og systematisere tema og trender som opptar HR folk.

– Vi gjennomfører spørreundersøkelser for å finne ut hva målgruppen synes er viktige trender. Vi inviterer også fokusgrupper, det vil si små grupper på 4 – 10 personer, som møtes for å diskutere tema som kan være relevante på konferansen. I tillegg måler vi hva som er de mest leste sakene på nettsiden vår og hva folk er opptatt av der. Jeg sitter også i et nettverk for HR-direktører og de har mange interessante synspunkt på tema og på HR forum generelt. Og så snakker vi med folk, ser hva som skjer på fagområdet og i samfunnet, og bruker både formelle og uformelle nettverk.

Må ha nytteverdi

På HR forum 2016 var også digitalisering et tema. Da handlet det om: Hva skjer? I år handler det mere om: Hva gjør vi?

– Vi må fokusere på temaet både på et strategisk og operativt nivå. Hvilke utfordringer står virksomhetene overfor og hva skal HR gjøre for at virksomhetene skal nå sine mål? Deltakerne skal oppleve at konferansen har nytteverdi, noe som de kan ta med tilbake til egen organisasjon. Samtidig håper vi også at det skal være en arena for å bli kjent med andre HR folk og bygge nettverk.

Lang planleggingsperiode

Planleggingen starter ca. 18 måneder før konferansen går av stabelen. De aller fleste foreleserne er i boks allerede 7 måneder i forkant.

– Vi setter i gang en prosjektgruppe i HR Norge parallelt med at konferanseprogrammet utvikles. Prosjektgruppen jobber med logistikk, markedsføring, kontakt med hotellet, det sosiale program og så videre. Vi lager en detaljert liste som viser hvem som gjør hva. Det er veldig mange detaljer å passe på og derfor er det viktig med sjekklister og klar ansvarsfordeling.

Viktig valg av hotell

Ved gjennomføring av store konferanser er valg av hotell viktig. Det grunnleggende er at hotellet har tilstrekkelig standard, kapasitet og konferansefasiliteter til å huse konferansen, at beliggenheten er riktig i forhold til målgruppen og at det er innenfor de kostnadsrammene som er satt. Men hotellet må også være en god samarbeidspartner for konferansearrangøren.

– Det er viktig at de vi samarbeider med er proaktive og løsningsfokuserte på en moderat og hjelpende måte. At de ser løsninger og muligheter og hjelper oss med å ta konferansen et steg videre. Derfor er det viktig med stabilitet, slik at vi blir kjent med dem og kan stole på at de leverer. Kort og godt: Failure is not an option!

Hva gjør du når konferansen er slutt?

– Da går jeg hjem og slapper av. Som regel føler jeg at det har gått bra og at jeg kan senke skuldrene. Men relativt raskt etter konferansen tar vi en evaluering med de som har vært med på å arrangere den.

Det er spennende å få evalueringene etter konferansen?

– Ja, det er alltid spennende. Det er syretesten på om det har fungert eller ikke. Det er ingen fasit, men jeg tar det som et viktig signal. Men vi må også fange opp det som skjer der og da under selve konferansen. Snakke med folk og høre hva de synes. Jeg råder alltid mine kolleger til å bruke sansene når de er på konferanse – og at de skal få med seg den opplevelsen som det er å arrangere en konferanse. Det er viktig for å holde seg topp motivert år etter år.

En konferanse er en god mulighet til å få ny inspirasjon, nyttig kunnskap og bli kjent med nye mennesker. Men det kan kreve litt egeninnsats å få maksimalt ut av konferansen. Her er noen gode råd:

1. Forbered deg før konferansen

Google foreleserne før konferansen starter; hva er de kjent for og hva har de kompetanse på. Ofte kan du finne intervjuer og fagartikler som gjør at du møter bedre forberedt til forelesningen. Da får du større utbytte både av den enkelte forelesning og av konferansen som helhet.

2. Velg de delsesjonene som er viktigst for deg

På store konferanser, slik som HR Forum, er det både plenumforelesninger og parallelle delsesjoner. Sett deg inn i hva de ulike delsesjonene tilbyr. Meld deg på til delsesjonene i god tid før konferansen. Da er du sikret plass.

3. Bygg nettverk

Mange av dem du møter på en konferanse er interessert i samme tema som deg. Bruk workshoppene, pausene og lunsjen til å hilse på nye folk. Bruk muligheten til å bygge nettverk. Andre har kanskje erfaring fra utfordringer som du selv står ovenfor på din arbeidsplass.

4. Delta sammen med kolleger

Ofte kan det være en fordel å delta sammen med flere kolleger fra samme arbeidsplass. Da får dere alle noen felles referanser å henge ny kunnskap på. Dette kan gjøre det mye enklere å gjennomføre endringer på egen arbeidsplass i etterkant.

5. Gjør noe du ikke pleier å gjøre

Ikke bruk all tid på å snakke med de samme folkene som du allerede kjenner. Gi deg selv noen utfordringer på konferansen. Hvis du ikke pleier å snakke med utstillerne, så kan du for eksempel gjøre det denne gangen. Mange er fagfolk med mye nyttig kompetanse.

6. Ta med tre ting hjem

Etter et par dager på konferanse kan det føles som om du drukner i informasjon og nye inntrykk. Et godt råd kan være at du setter deg et enkelt mål: Få med deg tre ting hjem! Hvis disse verktøyene, kunnskapene, kontaktene er så gode at du kan handle på dem og skape nytte for deg selv eller din egen arbeidsplass, da har du hatt suksess på konferansen.

7. Repeter i etterkant

Kursarrangører pleier å sende ut dokumentasjon i etterkant av konferansen eller gjøre materialet tilgjengelig på egne hjemmesider. På HR Forum blir også noen av forelesningene filmet i sin helhet og lagt ut på hjemmesidene til HR Norge.

8. Kos deg på konferansen

Konferanse er ikke bare jobb. Delta på festmiddagen og det sosiale programmet, spis god mat og ha det hyggelig i samvær med gode kolleger og nye mennesker. Kort og godt: Gi deg selv muligheten til å få både kunnskap og inspirasjon.

Denne artikkelen er hentet fra Personal & Ledelse nr. 6 2018 og gjengitt med tillatelse fra Ask Media.