Velkommen om bord - Vellykket påmønstring av nye medarbeidere

Konkurransen skjerpes

Konkurransen blant de mest innovative selskapene om markedets mest ettertraktede ressurser; dyktige medarbeidere, blir stadig skarpere. Like fullt er det mange nyansatte som forsvinner ut igjen på grunn av en dårlig introduksjonsprosess i de nye virksomhetene.

En stor del av problemet ligger i at ledernes hverdag er travlere enn noensinne, slik at de ikke makter å gjøre medarbeiders første måneder i bedriften så innbydende, stimulerende og produktive som man skulle ønsket seg. Ineffektiv onboarding har i lengre tid vært en systemisk utfordring.

Mye tyder på at onboarding, på godt norsk; innfasing eller påmønstring, kan være den mest kritiske faktoren i en arbeidstakers vurdering av ny virksomhet. En faktor som har en langvarig effekt på engasjement, prestasjon og lojalitet.

Få hele teamet involvert

I dag er påmønstring et nytt og viktig tillegg til enhver leders sjekkliste. Organisasjonene innser at det ligger en stor avkastning i å investere i denne unike bryllupsreiselignende perioden. Det handler i stor grad om å sikre at den nye medarbeideren føler seg velkommen og komfortabel i sine nye omgivelser, samt å minimere tiden det tar før vedkommende er oppe og går som et produktivt medlem av sitt nye team.

Tradisjonelle orienteringsoppgaver må selvfølgelig fortsatt være på plass, uansett om disse gjennomføres av nærmeste leder eller HR. Enkelte skjema og formaliteter slipper man ikke unna, men husk imidlertid at når din nye medarbeider kommer hjem til familien sin etter første dag på jobb, så er det både i din og hennes interesse at hun har noe mer spennende å fortelle om enn at hun fylte ut over 30 skjemaer på én dag.

Det du ønsker deg er at din nye medarbeider går glad og fornøyd hjem etter sin første dag, i trygg forvisning om at det å ta jobben var en god beslutning.

Som leder samarbeider du med HR, og det er viktig å vite hva de allerede har gode rutiner og prosesser på. Alt annet av orientering, integrering og motivering, som HR ikke tar direkte ansvar for gjennomføringen av, er din jobb.

Men ingen forventer at du skal finne opp hjulet på nytt, og i hvert fall ikke alene. Det kan være svært verdifullt å høre med virksomhetens nåværende medarbeidere om hvordan de opplevde å være nye i virksomheten. Spør dem hva de selv skulle ønske de hadde lært, skjønt og fått innsyn i tidligere.

Gå også gjerne igjennom virksomhetens «stammespråk», og sett opp en hjelpsom ordliste til nykommeren, slik at hun unngår å snuble i en jungel av forkortelser, interne uttrykk og akronymer. Spør også dine nåværende ansatte direkte om deres konkrete planer for å hjelpe nykommeren ombord og opp til ønsket nivå for prestasjon og produksjon.

Et eksempel på en oppgave som kan virke banal, men som kan ha en sterk positiv effekt på den nyansatte, er å få team-medlemmene til å ta ansvar for å «gjete» vedkommende til lunsj en dag hver den første uken. På denne måten sikres både sosial integrasjon, nettverk og kollektiv læring, mens en dagligdags rutine brukes til å feire den nyansattes ankomst.

Øremerkede ressurser og forventningsavklaring

Det er lurt å tildele den nyansatte en egen øremerket ressurs som kan bistå ham eller henne i å komme seg effektivt om bord. Samtidig blir det avgjørende å sørge for at den som får rollen som mentor, coach, buddy eller fadder, er en person du virkelig ønsker at den nyansatte skal kunne ta etter, lære av og finne inspirasjon hos.

Om denne rollen tildeles en som mangler tid og/eller interesse, vil man heller ikke kunne forvente noen motiverende effekt på den nyansatte, ei heller noen effektiviserende effekt på selve påmønstringsprosessen.

Den nyansatte må, i tillegg til å støttes i integrasjonsprosessen, også få vite hvilke forventinger som følger stillingen. Kanskje er dette en av de mest forsømte påmønstringsoppgaver. Som leder skal du tidlig og tydelig orientere den nyansatte om hva du anser som viktigst, hva som haster, hva som hører til innenfor hans eller hennes ansvarsområde, og hva som defineres som en suksess i virksomheten.

Gjør du en tidlig og tydelig innsats i denne første fasen av en nyansatts oppstartstid, vil du kunne kutte flere uker av medarbeiderens integrasjons- og læringsprosess.

Fra en leders perspektiv kan en ny medarbeider ikke komme i gang for fullt raskt nok. Likevel må en leder balansere den nyansattes behov for å føle seg frem og på egenhånd finne ut av smått og stort i virksomheten, med eget ønske om optimal produksjon og prestasjon.

Hva sier ekspertene

"Hvis du vil at folk skal gjøre det bra, må du gi dem en god start", sier Dick Grote, konsulent med prestasjonsledelse som sin ekspertise og forfatter av boken «How to be Good at Performance Appraisals». Han understreker viktigheten av å være grundig, tilstede og bevisst i den nyansattes første fase i virksomheten.

Han får støtte fra Michael Watkins, forfatter av den bestselgende boken «The first 90 Days»: "Folk er spente og sårbare når de starter i en ny jobb, derfor er dette en tid der du kan ha en stor innvirkning på dem.»

De fleste ledere prioriterer å orientere den nye medarbeider om virksomhetens strategi og formelle strukturer, regler og rammebetingelser. Alt dette er viktig, men Watkins mener fokuset først og fremst bør være på intern kultur, dynamikk og politikk. Og du bør ikke vente for lenge med å ta tak i disse temaene; du har som leder ansvaret for å lage en anledning.

Effektiv påmønstring starter allerede i løpet av rekrutterings- og ansettelsesfasen. Det vil si at du har en potensiell ansettelse og påfølgende integrering av vedkommende kandidat, mens du intervjuer og vurderer. Dette fordrer at du snakker ærlig om hvordan ting fungerer i virksomheten, og at du tydelig viser at du er åpen for å svare på spørsmål.

Deretter, når kandidaten er blitt en nyansatt, sett av tid i deres første møter for å fortsette denne åpne dialogen. I tillegg kan du hjelpe din nye medarbeider ved at dere i startfasen har en fast debrifing etter alle møter, der hun får hjelp til å forstå og fortolke dynamikken i møtet.

Watkins anbefaler at du som leder mobiliserer hele laget ditt i jobben med å få den nye lagkameraten opp å gå. Gjør det til et "kollektivt ansvar" å sikre at den nyansatte oppnår trivsel og resultater i teamet.

Ikke overse de små tingene

Sett deg selv i den nyansattes sted. "Du ønsker å være sikker på at hans første dag er minneverdig på en positiv måte", sier Grote. Også han vektlegger de små tingene: "Snakk med kollegaer for å koordinere dere slik at den nye lagkameraten ikke spiser lunsj alene den første uken.» Han erkjenner at dette kan virke kjedelig og banalt, men mener det reelt gjør en stor forskjell for den som er ny i teamet.

Som leder bør du gjøre dette:

Ta deg tid til å forklare og svare på spørsmål om selskapets kultur Bidra til at alle tar sin del av det kollektive ansvaret for å ivareta den nye lagkamerat Dra veksel på nåværende teammedlemmers egne påmønstring erfaringer for å få innsikt i prosessen

Og unngå dette:

Begrave den nyansatte i papirarbeid og skjemaer den aller første dagen - få henne heller til å føle seg velkommen og glad for å være der Glemme å håndtere enkel logistikk og administrasjon i forkant av oppstart, så som arbeidsstasjon, pc, mobil og visittkort Forvente at den nye medarbeideren umiddelbart skal prestere som på nivå med det øvrige teamet – vis heller forståelse for at tiden det tar å komme helt inn i jobben er en refleksjon av stillingens krav til ansvar, kompleksitet og kompetanse

Sjekklister

Det er normalt sett en fordel for påmønstringsprosessen at den standardiseres. Samtidig må man ha i mente at enhver mal skal ha rom for skjønn og fleksibilitet. Og på den andre siden, i fravær av gode maler blir ofte for mye overlatt til tilfeldigheter, som igjen resulterer i forskjellsbehandling og en ineffektiv påmønstring.

En fordel kan derfor være å utarbeide en felles påmønstringssjekkliste som samtlige ledere har tilgang til. Denne listen må dokumentere hver eneste lille ting som skal skje som en del av integrasjonen av den nyansatte, inkludert hvilken dag det skal skje, og hvem som har ansvaret for gjennomføringen.
Listen bør starte et par uker før den nye medarbeideren starter, og bør dekke de første seks månedene i arbeid.

Det finnes mange eksempler på generiske sjekklister for konvensjonelle praktiske påmønstringsoppgaver, og her er noen punkt som bør med:

Send ut en e-post til alle på kontoret, slik at de er forberedt på å ta imot en ny medarbeider Sett opp datamaskinen og konfigurer den nye ansattes epostkontoer samt tilgjengeliggjøre alle guider for all nødvendig programvare han eller hun skal bruke Sett opp telefonen hennes og sikre at hun har en brukeridentitet som fungerer - dette gjelder også for kopimaskin og all annen kontorteknologi Legg frem en bunke med visittkort Klargjør arbeidsplassen

Teknologien som støttespiller

Selskaper som Yoi, som betyr «forbedring» på japansk, og Corners OnDemand, har begge utviklet digitale verktøy for å gi ansatte muligheten til å kommunisere effektivt på tvers av virksomheten, samt lære, dele og utvikle seg på en mer praktisk måte. Yoi fokuserer spesielt på de seks første månedene i påmønstringsprosessen, og gir lederne en mulighet til å identifisere utfordrende områder for sine nyansatte, for deretter å kunne gripe inn før små problemer blir store.

En av de største hindringene for effektiv påmønstring er tiden ledere setter av til å engasjere seg i sine nye talenter, eller rettere sagt, mangelen på tid til dette.

I denne situasjonen, med tidsnød og stramme prioriteringer, kan digitale verktøy og intervensjoner kan hjelpe deg å fokusere på å forbedre prosesser rundt jobbspesifikk kunnskap og ferdigheter, kjernekompetanser, relasjoner og integrasjon i team og forbedringer av arbeidsvaner og rutiner.

Nye verktøy – nye muligheter

Det er viktig å innse at digitale påmønstringsverktøy ikke er en erstatning for menneskelig samhandling. I sterk motsetning til i filmen HER, der en mann innleder et usunt forhold til sitt operativsystem, er disse verktøyene kun ment å støtte opp under øvrig samhandling, og å oppmuntre brukere - både leder og medarbeidere - til å danne produktive, langvarige relasjoner med alle sine nye kolleger.

Veien til en vellykket påmønstring går fra kultur og de små tingene til fadder og forventningsavklaring. I en travel jobbhverdag der den nyansatte fort blir alle og ingens ansvar, trenger man tydelig lederskap, standardiserte HR-systemer og en entydig og transparent struktur som motpoler til hastverk, tilfeldigheter og forskjellsbehandling.

Også dette kan læres.

Lær mer!

For ytterligere inspirasjon og læring, meld deg på kurset «Onboarding» 23. august i regi av HR Norge, du kan også se videoen Onboarding på HRtv.

Artikkelen er delvis basert på følgende publikasjoner:

Making Onboarding Work, Dick Grote https://hbr.org/2011/06/making-onboarding-work/
Technology Can Save Onboarding from Itself, Keith Ferrazzi https://hbr.org/2015/03/technology-can-save-onboarding-from-itself
How to Get a New Employee Up to Speed, Sara Stibitz https://hbr.org/2015/05/how-to-get-a-new-employee-up-to-speed